ลงทะเบียนผู้นำเข้ากับกรมศุลกากรผ่าน Customs Trader Portal

ผู้นำเข้ามือใหม่ในไทยมักรู้เรื่องการลงทะเบียนในช่วงเวลาที่แย่ที่สุด คือสินค้าอยู่บนเรือแล้ว ชิปปิ้งขอเลขทะเบียนผู้นำเข้า แต่ยังไม่ได้ลงทะเบียน กรมศุลกากรรับใบขนสินค้าทางอิเล็กทรอนิกส์ และใบขนทุกฉบับต้องยื่นในชื่อผู้ประกอบการที่ลงทะเบียนในระบบไว้แล้ว คู่มือนี้อธิบายว่าใครต้องลงทะเบียน มีสองวิธีอะไรบ้าง โดยเฉพาะการลงทะเบียนออนไลน์ผ่าน Customs Trader Portal ต้องใช้เอกสารอะไร หลังได้รับอนุมัติต้องเตรียมอะไรเพื่อให้ยื่นใบขนได้จริง และมีหน้าที่อะไรต้องดูแลต่อจากนั้น เนื้อหาเน้นโครงสร้างและแนวปฏิบัติที่ดี แบบฟอร์ม เงื่อนไขคุณสมบัติ และช่องทางยืนยันตัวตนเป็นสิ่งที่กรมศุลกากรกำหนดและเปลี่ยนแปลงได้ ก่อนเริ่มจึงควรตรวจข้อกำหนดปัจจุบันบนเว็บไซต์กรมศุลกากรหรือกับตัวแทนออกของที่มีใบอนุญาต หากคุณเป็นบริษัทต่างประเทศที่ไม่มีนิติบุคคลในไทย ควรอ่านคู่มือเรื่องทางเลือกผู้นำเข้าตามกฎหมายของเราก่อน เพราะการลงทะเบียนตั้งอยู่บนสถานะทางธุรกิจในไทย

ใครต้องลงทะเบียนกับกรมศุลกากรก่อนนำเข้า

บุคคลหรือธุรกิจใดที่จะมีชื่อเป็นผู้นำเข้าในใบขนสินค้าขาเข้าแบบเป็นทางการต้องลงทะเบียนก่อน ทั้งบริษัท ห้างหุ้นส่วน และบุคคลธรรมดาที่นำเข้าเพื่อการค้า ไม่ว่าจะยื่นใบขนเองหรือให้ชิปปิ้งยื่นแทน

กรมศุลกากรถือว่าการลงทะเบียนคือประตูเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ทะเบียนนี้เชื่อมตัวตน เลขผู้เสียภาษี ที่อยู่ และผู้ได้รับมอบอำนาจของผู้ประกอบการเข้ากับใบขนที่ยื่นในชื่อนั้น เมื่อชิปปิ้งส่งใบขนสินค้าขาเข้า ระบบจะตรวจว่าผู้นำเข้าในใบขนลงทะเบียนแล้ว และชิปปิ้งได้รับมอบอำนาจที่ยังใช้ได้จากผู้นำเข้ารายนั้น หากผู้นำเข้ายังไม่ลงทะเบียน ใบขนก็ดำเนินการต่อไม่ได้

ในทางปฏิบัติ ผู้ที่ต้องลงทะเบียนได้แก่ บริษัทไทยที่นำเข้าวัตถุดิบ ชิ้นส่วน สินค้าสำเร็จรูป หรืออุปกรณ์ บุคคลธรรมดาที่นำเข้าเพื่อการค้า และผู้ส่งออก เพราะกรอบการลงทะเบียนเดียวกันครอบคลุมใบขนสินค้าขาออกด้วย คู่มือเรื่องการลงทะเบียนผู้ส่งออกของเราอธิบายฝั่งส่งออกไว้ ส่วนธุรกิจที่รับแต่สินค้าที่ผู้อื่นเคลียร์มาแล้ว เช่น ผู้ซื้อที่ตัวแทนจำหน่ายในไทยของซัพพลายเออร์เป็นผู้นำเข้า ไม่จำเป็นต้องมีทะเบียนศุลกากรของตนเองสำหรับสินค้านั้น เพราะไม่ได้เป็นผู้นำเข้า

พัสดุส่วนตัวขนาดเล็กและสินค้าเอกซ์เพรสมูลค่าต่ำอาจใช้กระบวนการแบบย่อของบริษัทขนส่งได้ แต่ไม่ใช่สิ่งที่ใช้แทนการลงทะเบียนเมื่อคุณนำเข้าในฐานะธุรกิจ เมื่อเริ่มนำเข้าเป็นประจำ ต้องการเครดิต VAT นำเข้า ใช้สิทธิตามความตกลงการค้า หรือถือใบอนุญาตสินค้า คุณต้องเป็นผู้นำเข้าในชื่อตนเอง ซึ่งหมายถึงต้องลงทะเบียน การเตรียมเรื่องนี้ก่อนออกใบสั่งซื้อฉบับแรก ไม่ใช่หลังสินค้าออกเดินทาง จะช่วยตัดความวุ่นวายได้มาก

ลงทะเบียนเป็นผู้นำเข้าได้กี่วิธี

ลงทะเบียนได้สองวิธี คือออนไลน์ผ่าน Customs Trader Portal ซึ่งยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือไปยื่นด้วยตนเองที่สำนักงานศุลกากรพร้อมแบบฟอร์มที่ลงนามและเอกสารตัวจริง ทั้งสองวิธีได้ทะเบียนแบบเดียวกันในระบบศุลกากร

Customs Trader Portal คือช่องทางออนไลน์ของกรมศุลกากรสำหรับลงทะเบียนผู้นำเข้า ผู้ส่งออก และผู้ทำพิธีการศุลกากร เปิดใช้ในปี 2564 สำหรับบุคคลธรรมดาสัญชาติไทย และต่อมาขยายไปยังนิติบุคคล โดยเริ่มจากบริษัทที่กรรมการเป็นคนไทย จุดประสงค์คือแทนการไปที่เคาน์เตอร์และการส่งสำเนาเอกสารด้วยคำขอออนไลน์ที่ยืนยันตัวตนผู้ยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ ในช่วงเปิดตัว การยืนยันตัวตนทำผ่านแอปเป๋าตังของธนาคารกรุงไทย (การยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-KYC) ช่องทางยืนยันตัวตนที่ใช้ได้ในปัจจุบันให้ดูจากหน้าพอร์ทัลโดยตรง

การยื่นที่เคาน์เตอร์เป็นทางเลือกแบบเดิมที่ยังใช้อยู่ ผู้ยื่นหรือผู้ได้รับมอบอำนาจที่ถูกต้องนำแบบคำขอที่ลงนามแล้วพร้อมเอกสารตัวจริงหรือสำเนาที่รับรองไปยื่นที่หน่วยงานรับลงทะเบียนของสำนักงานศุลกากร เจ้าหน้าที่จะตรวจตัวตนและเอกสารโดยตรง วิธีนี้ยังสำคัญสำหรับบริษัทที่กรรมการยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์แบบไทยไม่ได้ เช่น กรรมการต่างชาติที่ไม่มีบัตรประชาชนไทย และกรณีที่ระบบออนไลน์ยังไม่รองรับ

วิธีไหนเหมาะขึ้นกับว่าผู้มีอำนาจลงนามของคุณเป็นใคร ไม่ใช่ขึ้นกับว่าวิธีไหนเร็วกว่าในทางทฤษฎี ถ้ากรรมการผู้มีอำนาจทุกคนยืนยันตัวตนออนไลน์ได้ พอร์ทัลมักสะดวกกว่า ถ้ามีผู้ลงนามคนใดทำไม่ได้ ให้วางแผนไปที่เคาน์เตอร์ หรือถามชิปปิ้งที่ทำเรื่องลงทะเบียนเป็นประจำว่าตอนนี้ช่องทางไหนใช้ได้กับประเภทบริษัทของคุณ รูปประกอบเปรียบเทียบทั้งสองวิธีไว้คู่กัน

การลงทะเบียนบันทึกข้อมูลอะไรของธุรกิจเราบ้าง

บันทึกตัวตนของคุณในฐานะผู้ประกอบการ ได้แก่ ชื่อตามกฎหมาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ ผู้มีอำนาจลงนาม ผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ทำพิธีการศุลกากรแทน รวมทั้งข้อมูลติดต่อและบัญชีธนาคารที่ใช้ชำระเงินและรับเงินคืน

ควรมองทะเบียนนี้เป็นชุดของสิทธิ ไม่ใช่แบบฟอร์มที่กรอกครั้งเดียวจบ ข้อมูลหลักคือตัวผู้ประกอบการ ซึ่งระบุด้วยเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ใช้ร่วมกันในระบบราชการไทย ผูกกับข้อมูลนี้คือผู้ที่ลงนามแทนผู้ประกอบการได้ และผู้ที่ดำเนินการด้านศุลกากรแทนได้ กรมศุลกากรแยกระหว่างผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออกที่ลงทะเบียน กับบุคคลที่ลงทะเบียนเป็นผู้ผ่านพิธีการศุลกากร ซึ่งก็คือพนักงานหรือตัวแทนที่ติดต่อกับศุลกากรจริงในนามธุรกิจ

ทะเบียนยังเก็บข้อมูลติดต่อที่ศุลกากรใช้ส่งหนังสือแจ้ง และข้อมูลบัญชีธนาคารที่ผูกกับการชำระอากรและภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์และการคืนเงิน หากวางแผนจะขอคืนเงิน เช่น คืนอากรสำหรับสินค้าที่ส่งออกไป หรือหลังแก้ไขใบขนที่สำแดงเกิน เงินจะเข้าบัญชีที่อยู่ในทะเบียน จึงควรเป็นบัญชีบริษัทที่คุณควบคุมได้

การลงทะเบียนไม่ได้ให้สิทธิ์นำเข้าสินค้าควบคุมในตัว สินค้าที่ต้องมีใบอนุญาต สมอ. การขึ้นทะเบียนกับ อย. หรือใบอนุญาตนำเข้าจากหน่วยงานอื่น ยังต้องขอแยกต่างหาก การลงทะเบียนไม่ได้จำแนกพิกัดหรือกำหนดราคาสินค้าให้ด้วย มันเพียงทำให้คุณเป็นผู้ที่ระบบศุลกากรรู้จัก มีชื่อในใบขนได้ และต้องรับผิดชอบต่อใบขนนั้น คู่มือเช็กลิสต์เอกสารนำเข้าไทยของเราอธิบายว่าแต่ละล็อตต้องใช้อะไรเพิ่มจากการลงทะเบียน

ต้องใช้เอกสารอะไรในการลงทะเบียน

โดยทั่วไปได้แก่ หนังสือรับรองบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหากจดทะเบียน VAT เอกสารประจำตัวกรรมการผู้มีอำนาจ ข้อมูลผู้ที่จะทำพิธีการศุลกากร และข้อมูลติดต่อกับบัญชีธนาคาร

รายการที่แน่นอนขึ้นกับประเภทผู้ยื่นและช่องทางที่ใช้ และกรมศุลกากรประกาศข้อกำหนดปัจจุบันไว้ จึงควรใช้รายการต่อไปนี้เป็นรายการเตรียมตัว ไม่ใช่รายการทางการ สำหรับบริษัท เริ่มจากหนังสือรับรองบริษัทที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งแสดงชื่อจดทะเบียน กรรมการ และอำนาจลงนาม หากบริษัทจดทะเบียน VAT ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) จากกรมสรรพากรจะยืนยันเลขผู้เสียภาษีและสาขาที่จดทะเบียน ต้องมีเอกสารประจำตัวของกรรมการทุกคนที่จะลงนาม สำหรับกรรมการต่างชาติ ปกติคือหนังสือเดินทางและอาจรวมถึงใบอนุญาตทำงาน ตรงนี้เองที่ช่องทางออนไลน์อาจใช้ไม่ได้

สำหรับแต่ละคนที่จะทำพิธีการศุลกากรแทนบริษัท ต้องมีเอกสารประจำตัวและหนังสือมอบอำนาจที่บริษัทออกให้ ข้อมูลติดต่อต้องใช้งานได้จริงและมีคนดูแล อีเมลกลางที่มีคนอ่านดีกว่าอีเมลส่วนตัวของกรรมการที่ไม่มีใครเปิด ข้อมูลบัญชีธนาคารใช้สำหรับการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์และการรับเงินคืน

เตรียมไฟล์เอกสารที่อ่านได้ชัดก่อนเปิดพอร์ทัล และตรวจให้ชื่อกับที่อยู่ตรงกันทุกฉบับ ความไม่ตรงกัน เช่น ใบ ภ.พ.20 ยังเป็นที่อยู่เก่า หรือกรรมการที่ลาออกแล้วแต่ยังมีชื่อในหนังสือรับรอง เป็นสาเหตุที่คำขอถูกส่งกลับบ่อยที่สุด หากใช้ชิปปิ้ง ให้ขอเช็กลิสต์ของเขาด้วย เพราะชิปปิ้งเห็นข้อกำหนดปัจจุบันทุกสัปดาห์

ขั้นตอนบน Customs Trader Portal มีอะไรบ้าง

ตรวจว่ามีสิทธิ์และต้องลงทะเบียนประเภทใด เตรียมเอกสาร ยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ กรอกคำขอและอัปโหลดไฟล์ ตอบกลับเมื่อศุลกากรตรวจพิจารณา แล้วตั้งการมอบอำนาจให้ชิปปิ้งหรือขอใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์

1. ตรวจสิทธิ์ ดูบนพอร์ทัลว่าขณะนี้รับผู้ยื่นประเภทใดบ้าง และผู้ลงนามทุกคนยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่ ถ้าไม่ได้ ให้ใช้วิธียื่นที่สำนักงานศุลกากร

2. เลือกประเภทการลงทะเบียน ผู้นำเข้า ผู้ส่งออก หรือทั้งสองอย่าง และลงทะเบียนในฐานะบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล ถ้าคาดว่าจะส่งออกด้วย การลงทะเบียนทั้งสองอย่างตั้งแต่ตอนนี้ช่วยไม่ต้องยื่นอีกรอบ

3. เตรียมเอกสารตามที่อธิบายข้างต้น เป็นไฟล์ที่อ่านชัด ชื่อและที่อยู่ตรงกัน

4. ยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางที่พอร์ทัลกำหนด ทุกคนที่ต้องยืนยันตัวตนต้องทำขั้นตอนนี้ด้วยตนเอง

5. กรอกคำขอออนไลน์ ได้แก่ ข้อมูลผู้ประกอบการ ผู้ลงนาม ผู้ที่จะทำพิธีการศุลกากร ข้อมูลติดต่อและบัญชีธนาคาร และอัปโหลดไฟล์

6. ยื่นและติดตาม ศุลกากรจะตรวจคำขอ และอาจขอให้แก้ไขหรือส่งเอกสารเพิ่ม ให้ตอบกลับโดยเร็วผ่านช่องทางเดิม และเก็บหลักฐานสิ่งที่ส่งไป

7. รับการยืนยันการลงทะเบียน และจดข้อมูลที่ชิปปิ้งจะต้องใช้

8. ก่อนส่งสินค้าล็อตแรก ให้มอบอำนาจให้ตัวแทนออกของที่มีใบอนุญาตยื่นแทน หรือจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และซอฟต์แวร์ของตนเองหากจะยื่นเอง

รูปขั้นตอนแสดงลำดับเหล่านี้ไว้ อย่ารอให้จองระวางแล้วค่อยเริ่ม ระยะเวลาพิจารณาไม่แน่นอน การเริ่มเร็วจะทำให้เรื่องนี้ไม่กลายเป็นคอขวดของการนำเข้า

การมอบอำนาจให้ชิปปิ้งและใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาเกี่ยวตอนไหน

หลังลงทะเบียนแล้ว การยื่นใบขนทำได้สองทาง คือให้ตัวแทนออกของที่มีใบอนุญาตยื่นแทนตามที่คุณมอบอำนาจ หรือยื่นเอง ซึ่งต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และซอฟต์แวร์ที่เชื่อมกับระบบ e-Customs

การลงทะเบียนทำให้ศุลกากรรู้จักคุณ แต่ไม่ได้ส่งใบขนใด ๆ ให้เอง ระบบ e-Customs ของไทยทำงานด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัล ใบขนแต่ละฉบับส่งจากซอฟต์แวร์ยื่นใบขน และลงนามด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรองที่ได้รับการยอมรับ เพื่อระบุว่าใครเป็นผู้ยื่น คู่มือเรื่องระบบ e-Customs ของไทยของเราอธิบายการไหลของข้อมูลไว้ละเอียดกว่านี้

ธุรกิจส่วนใหญ่ โดยเฉพาะผู้นำเข้ารายใหม่ ใช้ตัวแทนออกของที่มีใบอนุญาต ชิปปิ้งยื่นด้วยระบบและลายมือชื่อดิจิทัลของตนเอง โดยทำแทนคุณซึ่งเป็นผู้นำเข้าที่ลงทะเบียนตามหนังสือมอบอำนาจ การมอบอำนาจจะถูกบันทึกไว้เพื่อให้ระบบจับคู่ชิปปิ้งกับทะเบียนของคุณได้ บทความเรื่องหนังสือมอบอำนาจศุลกากรของเราอธิบายว่าการมอบอำนาจครอบคลุมอะไร และจะจำกัดหรือยกเลิกได้อย่างไร วิธีนี้ไม่ต้องมีซอฟต์แวร์หรือใบรับรองฝั่งคุณ และได้ประสบการณ์ด้านพิกัดและขั้นตอนของชิปปิ้งมาด้วย

การยื่นเองเหมาะกับบริษัทที่นำเข้าสม่ำเสมอ มีพนักงานที่เข้าใจการจำแนกพิกัดและราคาศุลกากร และมีงบสำหรับซอฟต์แวร์และใบรับรอง ได้การควบคุมและมองเห็นข้อมูลโดยตรง แต่ทุกความผิดพลาดก็เป็นของทีมคุณเอง บางบริษัทใช้ทั้งสองแบบ คือยื่นเองสำหรับใบขนปกติ และใช้ชิปปิ้งกับสินค้าควบคุมหรือล็อตที่ไม่ปกติ ไม่ว่าเลือกแบบไหน ความรับผิดตามกฎหมายยังอยู่ที่ผู้นำเข้าที่ลงทะเบียน รูปแผนภาพการตัดสินใจสรุปว่าแต่ละแบบเหมาะเมื่อใด

หลังลงทะเบียนแล้วต้องดูแลอะไรให้เป็นปัจจุบัน

ข้อมูลที่ลงทะเบียนไว้ ได้แก่ กรรมการและผู้ลงนาม ที่อยู่ ผู้ได้รับอนุญาตให้ทำพิธีการศุลกากร ข้อมูลติดต่อและบัญชีธนาคาร และการมอบอำนาจให้ชิปปิ้ง ศุลกากรกำหนดระยะเวลาที่ต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลง หากไม่แจ้งตามกำหนด อาจถูกระงับสิทธิ์

การลงทะเบียนไม่ได้จบในครั้งเดียว เมื่อกรรมการลาออก แต่งตั้งผู้ลงนามใหม่ บริษัทย้ายที่ตั้ง พนักงานที่ดูแลงานศุลกากรลาออก หรือเปลี่ยนธนาคาร ต้องแก้ไขข้อมูลในทะเบียน กฎการลงทะเบียนของกรมศุลกากรกำหนดให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงภายในระยะเวลาที่กำหนด หากไม่แจ้ง สิทธิ์ในการทำธุรกรรมศุลกากรอาจถูกระงับจนกว่าจะแก้ไขข้อมูล และหากปล่อยค้างไว้นาน ทะเบียนอาจถูกยกเลิกจนต้องลงทะเบียนใหม่ ให้ตรวจระยะเวลาปัจจุบันจากประกาศกรมศุลกากรเรื่องการลงทะเบียน หรือถามชิปปิ้งของคุณ

ความเสี่ยงในทางปฏิบัตินึกภาพได้ง่าย สินค้ามาถึง ชิปปิ้งยื่นใบขน แต่ใบขนถูกปฏิเสธเพราะผู้ลงนามในหนังสือมอบอำนาจไม่ได้เป็นผู้ลงนามที่ลงทะเบียนแล้ว หรือเงินคืนถูกโอนเข้าบัญชีที่บริษัทปิดไปแล้ว ทั้งสองปัญหาไม่ได้เกี่ยวกับตัวสินค้าเลย แต่เกิดจากข้อมูลที่ไม่อัปเดต

มอบหมายให้คนหนึ่งในบริษัทเป็นเจ้าของเรื่องทะเบียนศุลกากร แบบเดียวกับที่มีคนดูแลทะเบียน VAT ผูกการอัปเดตไว้กับเหตุการณ์ที่เป็นตัวกระตุ้น ทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อมูลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าหรือกรมสรรพากร ให้ตรวจทะเบียนศุลกากรด้วย ทบทวนการมอบอำนาจให้ชิปปิ้งอย่างน้อยเมื่อเปลี่ยนชิปปิ้ง และเพิกถอนรายที่ไม่ได้ใช้แล้ว นิสัยเหล่านี้ยังช่วยเมื่อถูกตรวจสอบหลังการตรวจปล่อย ซึ่งศุลกากรอาจถามว่าในวันใดวันหนึ่งใครได้รับมอบอำนาจให้ทำการแทนคุณ

บุคคลธรรมดา ร้านค้าเจ้าของคนเดียว และบริษัท ลงทะเบียนต่างกันอย่างไร

หลักการเหมือนกัน แต่ตัวตนที่อยู่เบื้องหลังทะเบียนต่างกัน บุคคลธรรมดาหรือเจ้าของกิจการคนเดียวลงทะเบียนในนามตนเองด้วยเอกสารประจำตัวและเลขผู้เสียภาษีของตน ส่วนบริษัทลงทะเบียนในฐานะนิติบุคคลผ่านกรรมการผู้มีอำนาจ

สำหรับบุคคลธรรมดาสัญชาติไทยที่นำเข้าเพื่อการค้า ช่องทางออนไลน์มักง่ายที่สุด เจ้าตัวยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์เอง กรอกข้อมูล และระบุชื่อผู้อื่นที่จะทำพิธีการศุลกากรแทนหากจำเป็น จากนั้นบุคคลนั้นต้องรับผิดชอบเป็นการส่วนตัวต่อใบขนทุกฉบับที่ยื่นในชื่อตน เรื่องนี้สำคัญสำหรับผู้ขายออนไลน์รายเล็กที่นำเข้าสต็อกด้วยทะเบียนส่วนตัว เพราะอากร ภาษี และค่าปรับใด ๆ ที่ตามมาหลังการตรวจสอบภายหลัง ผูกอยู่กับตัวบุคคล ไม่ใช่ชื่อแบรนด์หรือชื่อร้าน

การลงทะเบียนในนามบริษัทแยกธุรกิจออกจากตัวบุคคลที่บริหาร ทะเบียนผูกกับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท และกรรมการที่ลงนามได้มาจากหนังสือรับรองบริษัท โครงสร้างนี้ดีกว่าเมื่อการนำเข้ากลายเป็นงานประจำ เพราะความรับผิดชอบอยู่ที่บริษัท ภาษีซื้อจาก VAT นำเข้าใช้ในแบบ ภ.พ.30 ของบริษัทได้ และการเปลี่ยนพนักงานไม่ทำให้ทะเบียนใช้ไม่ได้ ตราบใดที่แก้ไขข้อมูลให้ทันสมัย

ห้างหุ้นส่วนและนิติบุคคลรูปแบบอื่นใช้แนวทางเดียวกับบริษัท โดยใช้เอกสารจัดตั้งของตนเอง สาขาของบริษัทต่างประเทศ และบริษัทที่อยู่ภายใต้ระบบพิเศษ เช่น ได้รับการส่งเสริมจากสำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน (BOI) หรือประกอบการในเขตปลอดอากร อาจมีขั้นตอนเพิ่มเติมที่ผูกกับระบบนั้น ควรยืนยันกับกรมศุลกากรหรือชิปปิ้งว่าเรื่องเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนผู้นำเข้าตามปกติอย่างไร

หากกำลังเปลี่ยนจากการนำเข้าในนามบุคคลไปเป็นนำเข้าผ่านบริษัทใหม่ ควรวางแผนการเปลี่ยนให้ชัด ลงทะเบียนบริษัทก่อนสินค้าล็อตแรกที่บริษัทจะเป็นผู้นำเข้า แก้ใบกำกับสินค้าของซัพพลายเออร์และเอกสารขนส่งให้ระบุบริษัทเป็นผู้ซื้อและผู้รับสินค้า และเลิกใช้ทะเบียนส่วนตัวกับสต็อกของธุรกิจ เพื่อให้บันทึก การชำระอากร และ VAT สอดคล้องกัน

ควรวางจังหวะการลงทะเบียนให้สัมพันธ์กับสินค้าล็อตแรกอย่างไร

ให้มองการลงทะเบียนเป็นส่วนหนึ่งของการเริ่มทำงานกับซัพพลายเออร์ ไม่ใช่งานขนส่ง เริ่มเมื่อตัดสินใจจะนำเข้า ทำให้เสร็จก่อนซัพพลายเออร์ส่งของ และยืนยันการมอบอำนาจให้ชิปปิ้งก่อนสินค้าถึง

ลำดับที่ใช้ได้จริงคือคิดย้อนจากวันที่สินค้าถึง สินค้ายื่นใบขนไม่ได้จนกว่าผู้นำเข้าจะลงทะเบียนและชิปปิ้งได้รับมอบอำนาจ ทั้งสองอย่างจึงต้องพร้อมก่อนเรือหรือเครื่องบินมาถึง ก่อนหน้านั้น ซัพพลายเออร์ต้องรู้ชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของผู้นำเข้าที่ถูกต้องเพื่อใส่ในใบกำกับสินค้าและใบตราส่งสินค้าหรือ Air Waybill และข้อมูลเหล่านี้ควรตรงกับทะเบียนทุกตัวอักษร ก่อนหน้านั้นอีก ต้องรู้ว่าสินค้าต้องมีใบอนุญาตใดหรือไม่ เพราะใบอนุญาตมักใช้เวลานานกว่าการลงทะเบียน และบางอย่างต้องได้ก่อนส่งสินค้า

1. ตอนเลือกซัพพลายเออร์ ให้ตัดสินใจว่านิติบุคคลใดจะเป็นผู้นำเข้า แล้วเริ่มลงทะเบียน

2. ระหว่างแลกตัวอย่างและใบเสนอราคา ให้ตรวจกฎของสินค้า ได้แก่ มาตรฐาน ใบอนุญาต และฉลาก

3. ก่อนยืนยันใบสั่งซื้อ ให้ตกลง Incoterm และว่าใครจะดูแลพิธีการศุลกากรฝั่งไหน

4. ก่อนซัพพลายเออร์ส่งของ ให้ยืนยันว่าทะเบียนได้รับอนุมัติแล้ว และส่งข้อมูลผู้นำเข้าที่ถูกต้องให้ซัพพลายเออร์

5. ก่อนสินค้าถึง ให้ลงนามหนังสือมอบอำนาจของชิปปิ้ง และส่งใบกำกับสินค้า ใบบรรจุหีบห่อ และเอกสารขนส่งให้ชิปปิ้ง

6. หลังเคลียร์ล็อตแรก ให้ทบทวนว่าอะไรทำให้ช้า แล้วแก้ไว้สำหรับล็อตต่อไป

ลำดับนี้ยังช่วยกันปัญหาที่ไม่ค่อยมีใครสังเกต คือเอกสารออกผิดชื่อ ถ้าใบกำกับสินค้าระบุนิติบุคคลอื่น หรือสะกดชื่อบริษัทต่างจากทะเบียน ชิปปิ้งอาจต้องขอเอกสารฉบับแก้ไขก่อนยื่น ผู้รับจัดการขนส่งที่ดูแลการจองระวางสามารถตรวจข้อมูลผู้รับสินค้าเทียบกับทะเบียนของคุณตั้งแต่ตอนจอง ซึ่งง่ายกว่าแก้หลังสินค้าออกเดินทางมาก

ปัญหาที่มักเกิดกับการลงทะเบียนผู้นำเข้ามีอะไรบ้าง

เริ่มช้าเกินไป เอกสารไม่ตรงกัน ผู้ลงนามยืนยันตัวตนออนไลน์ไม่ได้ เข้าใจผิดว่าการลงทะเบียนครอบคลุมใบอนุญาตสินค้า และปล่อยให้ข้อมูลล้าสมัยหลังได้รับอนุมัติ

ปัญหาแรกและพบบ่อยที่สุดคือจังหวะเวลา บริษัทสั่งซื้อครั้งแรก สินค้าออกเดินทาง แล้วเพิ่งรู้ว่ายังไม่ได้ลงทะเบียนตอนที่ชิปปิ้งถาม ค่าฝากเก็บและค่าเสียเวลาตู้เริ่มนับระหว่างรอพิจารณาคำขอ ควรลงทะเบียนทันทีที่ตัดสินใจจะนำเข้า ไม่ใช่ตอนจองระวาง

ปัญหาที่สองคือเอกสารไม่ตรงกัน เช่น สะกดชื่อบริษัทต่างกัน ที่อยู่เก่าในเอกสารฉบับหนึ่ง หรือกรรมการมีชื่อในเอกสารหนึ่งแต่ไม่มีในอีกฉบับ ให้เทียบทุกเอกสารกับหนังสือรับรองบริษัทก่อนยื่น ปัญหาที่สามคือเรื่องผู้ลงนามในการยื่นออนไลน์ หากผู้ลงนามที่จำเป็นคนใดยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ คำขอออนไลน์จะติด ควรวางแผนยื่นที่เคาน์เตอร์สำหรับกรณีนี้ตั้งแต่แรก

ปัญหาที่สี่คือความเชื่อว่าการลงทะเบียนศุลกากรครอบคลุมกฎของตัวสินค้า ซึ่งไม่ใช่ คู่มือเรื่องใบอนุญาตนำเข้าในไทยและเช็กลิสต์สำหรับผู้นำเข้ามือใหม่ของเราอธิบายใบอนุญาตแยกต่างหากที่สินค้าบางชนิดต้องมี ปัญหาที่ห้าคือข้อมูลล้าสมัยตามที่กล่าวไปแล้ว อีกปัญหาเล็ก ๆ ที่เกี่ยวข้องคือปล่อยการมอบอำนาจให้ชิปปิ้งรายเก่าค้างไว้หลังเปลี่ยนชิปปิ้ง ซึ่งอาจทำให้สับสนว่าใครทำการแทนคุณอยู่

สำหรับผู้นำเข้ามือใหม่จำนวนมาก วิธีที่ง่ายที่สุดคือให้ชิปปิ้งที่มีประสบการณ์ช่วยแนะนำการลงทะเบียน แล้วมอบอำนาจให้ชิปปิ้งรายนั้นยื่นใบขน Thai Global Freight (TGF) ช่วยประสานกับชิปปิ้งของคุณให้การลงทะเบียน เอกสาร และการจองระวางล็อตแรกสอดคล้องกัน โดยที่ทะเบียนยังอยู่ในชื่อบริษัทของคุณ