ระบบ e-Customs ไทยทำงานอย่างไรสำหรับผู้นำเข้าและผู้ส่งออก

สำหรับผู้นำเข้าและผู้ส่งออกส่วนใหญ่ "การยื่นใบขนสินค้า" ไม่ได้หมายถึงการนั่งกรอกข้อมูลในระบบของหน่วยงานรัฐด้วยตัวเอง แต่หมายถึงการทำงานร่วมกับตัวแทนออกของศุลกากรที่มีใบอนุญาต หรือผู้รับจัดการขนส่ง ที่เตรียมและยื่นใบขนสินค้าผ่านระบบศุลกากรอิเล็กทรอนิกส์ของไทยในนามของตน อย่างไรก็ตาม การเข้าใจภาพรวมว่าระบบนี้ทำงานอย่างไรก็ยังมีประโยชน์ เพราะช่วยอธิบายว่าทำไมเอกสารบางอย่างต้องเตรียมไว้ล่วงหน้า ทำไม Shipment บางรายการผ่านศุลกากรได้เร็ว ในขณะที่บางรายการไม่เร็ว และเกิดอะไรขึ้นจริง ๆ ในช่วงที่ Shipment แสดงสถานะ "รอดำเนินการ" หรือ "อยู่ระหว่างตรวจสอบ"

การเปลี่ยนจากระบบกระดาษเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์เปลี่ยนวิธีที่ใบขนสินค้าเคลื่อนผ่านระบบ แต่ไม่ได้เปลี่ยนว่าศุลกากรต้องการข้อมูลอะไร หรือทำไมความถูกต้องของข้อมูลนั้นถึงสำคัญ ระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยพื้นฐานแล้วเป็นวิธีที่เร็วกว่าและสม่ำเสมอกว่าในการทำงานแบบเดิม คือตรวจสอบว่ากำลังนำเข้าหรือส่งออกอะไร ประเมินว่าข้อมูลที่แจ้งดูสมเหตุสมผลหรือไม่ คำนวณสิ่งที่ต้องชำระ และตัดสินใจว่าต้องตรวจสอบเพิ่มเติมก่อนปล่อยสินค้าให้เคลื่อนย้ายหรือไม่

เรื่องนี้สำคัญเกินกว่ากลไกของ Shipment รายการเดียว เพราะธุรกิจที่ส่งสินค้าสม่ำเสมอต้องเข้าใช้งานระบบอิเล็กทรอนิกส์นี้ซ้ำหลายครั้ง และแต่ละครั้งคือโอกาสที่จะสร้างรูปแบบการผ่านศุลกากรที่ราบรื่นและคาดการณ์ได้ หรือสะสมความไม่ราบรื่นเล็ก ๆ ที่รวมกันกลายเป็นความล่าช้าจริงเมื่อเวลาผ่านไป การเข้าใจว่าระบบทำอะไรจริง ๆ ในแต่ละขั้นตอน ช่วยให้พูดคุยกับตัวแทนหรือผู้รับจัดการขนส่งได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นว่าทำไมสิ่งหนึ่งเกิดขึ้น แทนที่จะมองความล่าช้าแต่ละครั้งว่าเป็นเรื่องที่อธิบายไม่ได้

จากใบขนสินค้ากระดาษ สู่การยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์

ก่อนมีการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ ใบขนสินค้าคือเอกสารทางกายภาพที่ยื่นที่เคาน์เตอร์ ตรวจสอบด้วยคน และประทับตราเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการที่ทำด้วยมือเป็นส่วนใหญ่ การยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนที่การยื่นเอกสารกายภาพด้วยการยื่นแบบดิจิทัล คือข้อมูลพื้นฐานเดียวกัน ทั้งสิ่งที่กำลังขนส่ง การจำแนกพิกัด มูลค่า และผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออก ถูกป้อนเข้าสู่ระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะเขียนลงในแบบฟอร์มกระดาษ

ผลในทางปฏิบัติสำหรับผู้นำเข้าและผู้ส่งออกคือใบขนสินค้าเองมีอยู่ในรูปแบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ต้น แทนที่จะถูกแปลงเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในภายหลัง นี่คือเหตุผลที่ข้อมูลศุลกากรจำเป็นต้องมีโครงสร้างและรหัสที่ถูกต้องมากขึ้นเรื่อย ๆ ตั้งแต่จุดที่ป้อนข้อมูล ตัวอย่างเช่น รหัสพิกัด HS Code ไม่ใช่แค่หมายเลขอ้างอิงที่กรอกไว้เพื่อความสะดวกของเจ้าหน้าที่ตรวจสอบ แต่เป็นข้อมูลที่ระบบใช้โดยตรงในการจัดเส้นทางและประเมินใบขนสินค้า

ลักษณะที่มีโครงสร้างและขับเคลื่อนด้วยรหัสของการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ ยังเป็นเหตุผลที่คำอธิบายสินค้าแบบทั่วไปหรือคัดลอกมาโดยไม่ปรับ มักก่อให้เกิดความไม่ราบรื่นมากกว่าที่เคยเป็น คำอธิบายสินค้าที่คลุมเครือซึ่งในอดีตเจ้าหน้าที่อาจตีความถูกต้องจากบริบทได้ ในระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นเพียงข้อความที่ถูกจับคู่กับรหัสพิกัด หากทั้งสองไม่สอดคล้องกันอย่างชัดเจน ความไม่ตรงกันนั้นมีแนวโน้มจะปรากฏเป็นการตั้งค่าสถานะมากกว่าที่เคยเป็นในกระบวนการแบบมือ ซึ่งเจ้าหน้าที่สามารถถามคำถามเพื่อความชัดเจนได้ทันที

ใครเป็นผู้ยื่นใบขนสินค้าจริง ๆ

ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ยื่นใบขนสินค้าเอง แต่ทำงานผ่านตัวแทนออกของศุลกากรที่มีใบอนุญาต หรือผู้รับจัดการขนส่งที่ให้บริการพิธีการศุลกากรเป็นส่วนหนึ่งของบริการ โดยฝ่ายนั้นจะป้อนและยื่นใบขนสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ในนามของผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออก ส่วนหนึ่งเป็นเรื่องของสิทธิ์เข้าถึงและใบอนุญาต และอีกส่วนเป็นเรื่องความเชี่ยวชาญ เพราะการจำแนกสินค้าให้ถูกต้อง คำนวณมูลค่า และจัดโครงสร้างใบขนสินค้าในแบบที่หลีกเลี่ยงการถูกตั้งค่าสถานะโดยไม่จำเป็น ต้องอาศัยความคุ้นเคยกับระบบที่ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องสร้างขึ้นเองภายในองค์กร

บทบาทของผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออกโดยทั่วไปคือการให้ข้อมูลพื้นฐานที่ถูกต้อง ทั้งใบกำกับสินค้า บัญชีรายการสินค้า และรายละเอียดใด ๆ ของสินค้าที่มีผลต่อการจำแนกหรือการประเมินมูลค่า และตรวจสอบข้อมูลใบขนสินค้าก่อนที่จะยื่น เพราะตัวแทนหรือผู้รับจัดการขนส่งดำเนินการตามข้อมูลที่ได้รับมา ข้อผิดพลาดที่เกิดจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วนที่ผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออกให้มา ยังคงทำให้เกิดความล่าช้าหรือต้องแก้ไขได้ แม้ตัวแทนหรือผู้รับจัดการขนส่งจะดำเนินการยื่นในเชิงเทคนิคได้ถูกต้อง

การประเมินความเสี่ยงและช่องทางตรวจสอบ

เมื่อยื่นใบขนสินค้าแล้ว โดยทั่วไปจะถูกประเมินความเสี่ยงและจัดเข้าช่องทางตรวจสอบที่กำหนดว่าจะได้รับการตรวจสอบเพิ่มเติมมากน้อยเพียงใด ซึ่งมักอธิบายด้วยแนวคิดคล้ายช่องเขียว-ช่องแดง ที่การประเมินความเสี่ยงต่ำทำให้ใบขนสินค้าดำเนินต่อไปได้โดยตรวจสอบเพิ่มเติมน้อย ในขณะที่การประเมินความเสี่ยงสูงกว่าทำให้ต้องตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดขึ้นหรือตรวจสอบสินค้าจริง สิ่งที่กำหนดการประเมินนั้นไม่ได้เปิดเผยรายละเอียดต่อสาธารณะและอาจแตกต่างกันไปในแต่ละ Shipment แต่ความสอดคล้องกันระหว่างข้อมูลที่แจ้งกับเอกสารประกอบ ถือเป็นปัจจัยทั่วไปที่ควรคำนึงถึง

เนื่องจากการจัดช่องทางเกิดขึ้นหลังการยื่น จึงไม่ใช่สิ่งที่ผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออกควบคุมได้เป็นรายชิปเมนต์ สิ่งที่ควบคุมได้คือคุณภาพและความสอดคล้องของข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ใบขนสินค้าตั้งแต่แรก ซึ่งมีผลต่อโอกาสที่จะถูกตรวจสอบโดยไม่จำเป็น Shipment ที่ถูกประเมินให้ตรวจสอบเพิ่มเติมไม่ได้หมายความว่ามีปัญหาเสมอไป อาจเป็นเพียงส่วนหนึ่งของวิธีที่ระบบกระจายความพยายามในการตรวจสอบไปตามปริมาณใบขนสินค้าที่ประมวลผลทั้งหมด

การชำระอากรและภาษีผ่านระบบ

เมื่อใบขนสินค้าผ่านการประมวลผลและการตรวจสอบที่จำเป็น (หากมี) เรียบร้อยแล้ว ระบบจะคำนวณอากร และภาษีอื่นที่เกี่ยวข้อง (หากมี) ตามพิกัดและมูลค่าที่แจ้งไว้ การชำระเงินโดยทั่วไปทำผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ แทนการชำระเงินสดหรือโอนเงินทางกายภาพที่เคาน์เตอร์ และการปล่อยสินค้ามักผูกกับการยืนยันว่าได้รับการชำระเงินแล้ว

เนื่องจากขั้นตอนการชำระเงินอยู่ระหว่างการประเมินและการปล่อยสินค้า ความล่าช้าในการชำระเงิน ไม่ว่าจะจากปัญหาการประมวลผลหรือแค่ไม่มีเงินพร้อมเมื่อการประเมินเสร็จสิ้น อาจทำให้สินค้าค้างได้พอ ๆ กับปัญหาด้านเอกสาร ผู้นำเข้าโดยเฉพาะได้ประโยชน์จากการเตรียมการชำระเงินไว้ล่วงหน้าสำหรับสินค้าที่มีข้อจำกัดด้านเวลา เพื่อไม่ให้การชำระอากรและภาษีเป็นขั้นตอนที่ทำให้ Shipment ที่ผ่านการตรวจปล่อยแล้วต้องค้างอยู่

การแก้ไขใบขนสินค้าหลังยื่นแล้ว

เนื่องจากใบขนสินค้าเป็นบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่ยื่นเข้าสู่ระบบแล้ว การแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบหลังยื่นจึงไม่ใช่แค่แก้เอกสารแล้วส่งใหม่ แต่โดยทั่วไปต้องผ่านขั้นตอนการแก้ไขอย่างเป็นทางการที่เฉพาะเจาะจงกับขั้นตอนการประมวลผลนั้น สิ่งที่เกี่ยวข้องขึ้นอยู่กับสิ่งที่ต้องเปลี่ยนและใบขนสินค้าดำเนินไปถึงขั้นไหนแล้ว การแก้ไขที่พบก่อนการประเมินอากรโดยทั่วไปตรงไปตรงมากว่าการแก้ไขที่พบหลังสินค้าได้รับการปล่อยไปแล้ว

นี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่ความถูกต้องในขั้นตอนการเตรียมข้อมูลสำคัญกว่าที่คิดในระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพราะข้อผิดพลาดเล็ก ๆ เรื่องการจำแนกหรือมูลค่า ที่ในกระบวนการแบบกระดาษอาจแก้ไขได้ง่ายอย่างไม่เป็นทางการ อาจใช้เวลาแก้ไขนานขึ้นเมื่อกลายเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่ยื่นไปแล้ว การตรวจสอบข้อมูลใบขนสินค้าก่อนยื่น แทนที่จะพึ่งการจับข้อผิดพลาดในภายหลังทั้งหมด โดยทั่วไปเป็นแนวทางที่มีประสิทธิภาพมากกว่า

นอกจากนี้ยังช่วยได้หากแยกแยะระหว่างการแก้ไขที่เป็นเรื่องธุรการล้วน ๆ เช่น การพิมพ์ผิดในช่องอ้างอิง กับการแก้ไขที่เกี่ยวข้องกับการจำแนกพิกัดหรือมูลค่าที่แจ้ง เพราะกรณีหลังมีแนวโน้มมากกว่าที่จะทำให้การแก้ไขนั้นถูกตรวจสอบเพิ่มเติม ธุรกิจที่ส่งสินค้าประเภทเดียวกันซ้ำ ๆ ได้ประโยชน์จากการกำหนดแนวทางการจำแนกพิกัดและการประเมินมูลค่าให้ถูกต้องครั้งเดียวแล้วใช้ซ้ำอย่างสม่ำเสมอ มากกว่าปฏิบัติกับใบขนสินค้าของแต่ละ Shipment เหมือนเป็นเรื่องใหม่ทุกครั้ง ซึ่งอาจทำให้เกิดความไม่สอดคล้องกันเล็ก ๆ ระหว่างการยื่นแต่ละครั้ง

สิ่งที่ผู้นำเข้าและผู้ส่งออกทำได้เพื่อให้ทำงานร่วมกับระบบได้ราบรื่น

เนื่องจากธุรกิจส่วนใหญ่เข้าใช้งานระบบศุลกากรอิเล็กทรอนิกส์ทางอ้อมผ่านตัวแทนหรือผู้รับจัดการขนส่ง วิธีที่ปฏิบัติได้จริงที่สุดในการให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นคือการสนับสนุนฝ่ายนั้นด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และสอดคล้องกันตั้งแต่เนิ่น ๆ ทั้งใบกำกับสินค้า บัญชีรายการสินค้า และรายละเอียดสินค้าที่เกี่ยวข้องกับการจำแนกพิกัด เตรียมไว้ก่อนที่จะต้องใช้ แทนที่จะรวบรวมภายใต้แรงกดดันด้านเวลา

นอกจากนี้ยังช่วยได้หากมองตัวแทนหรือผู้รับจัดการขนส่งเป็นแหล่งคำแนะนำ มากกว่าเป็นกล่องดำที่มองไม่เห็นภายใน การถามคำถามว่าทำไม Shipment รายการหนึ่งถึงถูกตรวจสอบเพิ่มเติม หรือข้อมูลอะไรจะช่วยลดโอกาสถูกตรวจสอบแบบเดียวกันในอนาคต สร้างความเข้าใจในการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป มากกว่าแค่รอให้แต่ละ Shipment ผ่านศุลกากรไปเฉย ๆ สำหรับธุรกิจที่ส่งสินค้าสม่ำเสมอ มักเกิดรูปแบบซ้ำ ๆ ขึ้น เช่น สินค้าบางประเภท ช่องว่างด้านเอกสารบางอย่าง หรือความไม่สอดคล้องของมูลค่าบางแบบ การจัดการรูปแบบเหล่านั้นเชิงรุกโดยทั่วไปได้ผลดีกว่าการตอบสนองต่อความล่าช้าแต่ละครั้งเมื่อเกิดขึ้น

สุดท้าย ควรจำไว้ว่าระบบอิเล็กทรอนิกส์สะท้อนข้อมูลที่ป้อนเข้าไป ไม่ใช่ธุรกรรมที่แท้จริงเบื้องหลัง ระบบไม่มีทางรู้ได้เองว่าคำอธิบายไม่แม่นยำหรือมูลค่าไม่สอดคล้องกัน เว้นแต่จะมีบางอย่างในข้อมูลที่ยื่นส่งสัญญาณนั้นออกมา ธุรกิจที่มองว่าเอกสารในส่วนของตนเป็นความรับผิดชอบร่วมกับตัวแทนหรือผู้รับจัดการขนส่ง มากกว่าเป็นเรื่องที่ส่งต่อแล้วปล่อยผ่าน มักเจอเรื่องไม่คาดคิดน้อยกว่าตลอดหลาย Shipment ที่ผ่านมา