VGM ชั่งอย่างไร และควรวางแผนชั่งตู้ก่อน Gate-In แบบไหน

หนังสือยืนยันการจองสำหรับสินค้า FCL มักมีวันที่ VGM Cut-Off ระบุไว้ก่อนกำหนด Cut-Off ทั่วไปของตู้หนึ่งถึงสองวันเสมอ และสำหรับผู้ส่งสินค้าที่ไม่คุ้นเคยกับข้อกำหนดนี้ วันที่ที่เร็วกว่านั้นอาจถูกมองข้ามได้ง่ายจนกว่าจะสายเกินแก้ VGM ไม่ใช่เอกสารทางเลือก แต่เป็นตัวเลขน้ำหนักที่ท่าเรือต้องการก่อนจะรวมตู้เข้าไปในแผนการโหลดขึ้นเรือ การทำให้ถูกต้องต้องเข้าใจว่าวิธีใดในสองวิธีที่ยอมรับได้นั้นเหมาะกับสถานการณ์การบรรจุของตนเอง และวางเวลาให้เพียงพอที่จะยื่นค่านั้นได้จริงก่อนกำหนด Cut-Off จะปิด

กลไกของมันตรงไปตรงมาเมื่อแยกออกจากความกดดันเรื่องกำหนดเวลาแล้ว มีเพียงสองวิธีในการหาค่า VGM ทั้งสองวิธีถูกต้องเท่าเทียมกัน และการเลือกระหว่างสองวิธีมักขึ้นอยู่กับความสะดวกด้านโลจิสติกส์มากกว่าความแม่นยำ สิ่งที่มักก่อปัญหาคือเรื่องเวลา ไม่ใช่ตัวการชั่งเอง

VGM คืออะไร และทำไมต้องมี

VGM ย่อมาจาก Verified Gross Mass คือน้ำหนักรวมของตู้คอนเทนเนอร์ที่บรรจุและปิดผนึกแล้ว รวมถึงสินค้า วัสดุบรรจุภัณฑ์ วัสดุรองรับ และตัวตู้เอง เป็นตัวเลขที่สายเรือและท่าเรือต้องการเพื่อวางแผนการโหลดเรือ เพราะตำแหน่งที่ตู้จะถูกจัดวาง เช่น ชั้นดาดฟ้าไหน ระดับไหน อยู่ข้างตู้ใด ขึ้นอยู่บางส่วนกับน้ำหนักจริงของตู้เมื่อเทียบกับที่แจ้งไว้ตอนจอง น้ำหนักที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลต่อการคำนวณเสถียรภาพของเรือและความปลอดภัยในการวางตู้ซ้อนกัน จึงเป็นเหตุผลที่ตัวเลขนี้ต้องผ่านการยืนยันอย่างอิสระ ไม่ใช่การประมาณการ

ข้อกำหนดนี้ใช้กับสินค้าที่ขนส่งทางเรือในรูปแบบตู้คอนเทนเนอร์ และเป็นขั้นตอนที่แยกออกมาต่างหากจากขั้นตอนก่อนการขนส่งอื่นๆ เช่น การยืนยันการจอง การสำแดงศุลกากร และคำสั่งขนส่งสินค้า สินค้าล็อตหนึ่งอาจมีคำสั่งขนส่งสมบูรณ์และมีการจองยืนยันแล้ว แต่ยังไม่สามารถโหลดขึ้นเรือได้ หากยังไม่ได้ยื่นและได้รับการยอมรับค่า VGM ภายในกำหนด Cut-Off ที่เกี่ยวข้อง

Method 1: ชั่งตู้ที่บรรจุแล้วทั้งตู้

Method 1 ชั่งตู้เป็นหน่วยเดียวเมื่อบรรจุและปิดผนึกเสร็จแล้ว โดยใช้ตาชั่งที่ผ่านการสอบเทียบ เครนที่ติดตั้งเซลล์วัดน้ำหนัก หรืออุปกรณ์ชั่งที่ได้รับการรับรองอื่นๆ วิธีนี้มักสะดวกกว่าเมื่อตู้ต้องผ่านตาชั่งอยู่แล้ว เช่น ตาชั่งรถบรรทุกระหว่างทางไปท่าเรือ หรือสถานีชั่งที่ลานตู้คอนเทนเนอร์หรือท่าเรือเอง ค่าที่ได้รวมน้ำหนักตู้เปล่าไว้แล้ว จึงไม่ต้องนำอะไรมาบวกเพิ่มอีก

เนื่องจากการชั่งเกิดขึ้นหลังตู้ถูกปิดผนึกแล้ว Method 1 จึงบันทึกสภาพจริงของตู้ที่บรรจุเสร็จ รวมถึงสิ่งใดก็ตามที่อาจเลื่อนตำแหน่งหรือถูกเพิ่มเข้ามาในขั้นตอนบรรจุช่วงท้าย ซึ่งอาจทำให้เป็นทางเลือกที่น่าเชื่อถือกว่าสำหรับสินค้าที่รวมตู้จากหลายเจ้า หรือกรณีที่มีมากกว่าหนึ่งฝ่ายร่วมบรรจุสินค้าในตู้เดียวกัน เพราะไม่ต้องพึ่งพาความถูกต้องหรือความครบถ้วนของตัวเลขน้ำหนักจากแต่ละฝ่ายที่ร่วมบรรจุ

Method 2: รวมน้ำหนักสินค้าแต่ละรายการ

Method 2 หาค่า VGM ด้วยการชั่งสินค้า พาเลท หรือหีบห่อแต่ละรายการภายในตู้แยกทีละรายการ แล้วนำน้ำหนักทั้งหมดมารวมกัน จากนั้นบวกด้วยน้ำหนักตู้เปล่า ซึ่งเป็นน้ำหนักตู้เองที่ระบุไว้บนประตูหรือโครงตู้ (มักแสดงเป็นคำว่า "Tare" ตามด้วยตัวเลขเป็นกิโลกรัม) วิธีนี้เหมาะกับผู้ส่งสินค้าที่มีการชั่งและบันทึกน้ำหนักสินค้าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบรรจุอยู่แล้ว เพราะไม่ต้องเดินทางไปตาชั่งแยกต่างหากหลังบรรจุเสร็จ

ความแม่นยำของ Method 2 ขึ้นอยู่กับความถูกต้องและความครบถ้วนของบันทึกน้ำหนักแต่ละรายการทั้งหมด สิ่งใดก็ตามที่ตกหล่นจากการนับรวม เช่น วัสดุบรรจุภัณฑ์เพิ่มเติม พาเลทที่ชั่งก่อนพันสายรัดหรือหุ้มฟิล์ม หรือสินค้ารายการสุดท้ายที่เสริมเข้าไปใกล้ประตูตู้ จะทำให้ตัวเลขสุดท้ายต่ำเกินจริง ด้วยความละเอียดอ่อนนี้ Method 2 จึงเหมาะที่สุดเมื่อผู้ส่งสินค้ามีขั้นตอนการชั่งที่มีวินัยอยู่แล้วตั้งแต่จุดบรรจุ แทนที่จะพึ่งน้ำหนักโดยประมาณหรือน้ำหนักตามป้ายสำหรับสินค้าแต่ละรายการ

เลือกระหว่าง Method 1 กับ Method 2 อย่างไร

ไม่มีวิธีใดแม่นยำกว่ากันโดยธรรมชาติ การเลือกส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับว่าวิธีใดเข้ากับขั้นตอนการบรรจุและขนส่งที่มีอยู่แล้วโดยไม่ต้องเพิ่มขั้นตอนที่ไม่จำเป็น หากตู้ต้องผ่านตาชั่งระหว่างทางไปท่าเรืออยู่แล้ว ซึ่งเป็นรูปแบบทั่วไปของเส้นทางขนส่งหลายแห่งในไทย Method 1 จะไม่เพิ่มจุดแวะใดๆ และให้ตัวเลขพร้อมส่งท่าเรือได้ในครั้งเดียว หากผู้ส่งสินค้าบรรจุที่สถานที่ของตนเองและติดตามน้ำหนักสินค้ารายการอย่างแม่นยำอยู่แล้วเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงคลังหรือเอกสารส่งออก Method 2 ช่วยประหยัดการเดินทางไปตาชั่งและเก็บกระบวนการไว้ภายในองค์กรทั้งหมด

ผู้ส่งสินค้าบางรายใช้ทั้งสองวิธีผสมกันแล้วแต่สินค้าล็อต สินค้าที่ไม่ซับซ้อนจากผู้ส่งรายเดียวที่มีบันทึกน้ำหนักสินค้าเชื่อถือได้ ใช้ Method 2 ส่วนสินค้าที่รวมตู้จากหลายเจ้า สินค้ารูปทรงผิดปกติ หรือสินค้าที่ความมั่นใจในน้ำหนักระดับรายการต่ำ ใช้ Method 1 เพื่อให้ได้ค่าที่ชัดเจนแน่นอน ไม่ว่าจะเลือกวิธีใด ควรตัดสินใจเลือกวิธีให้เรียบร้อยก่อนเริ่มบรรจุ เพราะโดยเฉพาะ Method 2 ต้องอาศัยวินัยในการชั่งตลอดกระบวนการบรรจุ ไม่ใช่คิดขึ้นมาทีหลัง

ใครเป็นผู้รับผิดชอบยื่น VGM

ผู้ส่งสินค้าที่ระบุชื่อในใบตราส่งเป็นผู้รับผิดชอบทางกฎหมายในการดูแลให้มีการยื่นค่า VGM ที่ถูกต้อง ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ชั่งจริงหรือจัดการเอกสารก็ตาม ในทางปฏิบัติ ขั้นตอนการชั่งและการยื่นจริงมักประสานงานผ่านฟอร์เวิร์ดเดอร์ ผู้ขนส่งที่มีสิทธิ์เข้าถึงตาชั่ง หรือสถานที่บรรจุเอง แต่การมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำไม่ได้ย้ายความรับผิดชอบไปจากผู้ส่งสินค้า หากภายหลังพบว่าตัวเลขผิดพลาด

ด้วยเหตุนี้ ควรยืนยันให้ชัดเจนตั้งแต่ขั้นตอนการจองสินค้าว่าใครจะเป็นผู้ชั่งตู้ จะใช้วิธีใด และตัวเลขจะถูกส่งถึงสายเรืออย่างไรก่อนกำหนด Cut-Off ฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่ดูแลการจองทั้งหมดมักจะรวมขั้นตอนนี้เข้าไปในแผนการขนส่งโดยอัตโนมัติ แต่ผู้ส่งสินค้าที่จองตรงเองหรือประสานงานกับผู้ขายหลายรายสำหรับตู้เดียวควรมองว่า VGM เป็นรายการตรวจสอบแยกต่างหาก แทนที่จะสันนิษฐานว่าจะเกิดขึ้นเองจากขั้นตอนอื่น

วางแผนเวลา VGM ก่อนกำหนด Gate-In ที่ท่าเรือ

กำหนด VGM Cut-Off กับกำหนด Gate-In ของตู้เป็นคนละกำหนดเวลากัน และ VGM Cut-Off มักมาถึงก่อน เพราะท่าเรือต้องการตัวเลขน้ำหนักในระบบก่อนจะรับตู้เข้าลานเพื่อเตรียมโหลด เมื่อคำนวณย้อนกลับจากกำหนด VGM Cut-Off ที่ระบุในหนังสือยืนยันการจอง ผู้ส่งสินค้าต้องมีเวลาเพียงพอสำหรับบรรจุให้เสร็จ ชั่งน้ำหนักให้เรียบร้อย (ไม่ว่าจะใช้วิธีใด) และให้ตัวเลขถูกยื่นและดำเนินการโดยสายเรือแล้ว ไม่ใช่แค่ส่งไปเท่านั้น แต่ต้องได้รับการยืนยันว่าได้รับและจับคู่กับหมายเลขตู้ที่ถูกต้อง

การเผื่อเวลาสำคัญเพราะแต่ละขั้นตอนอาจล่าช้าได้ การบรรจุอาจใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้ ตาชั่งอาจมีคิว และการยื่นผ่านระบบการจองหรือผ่านฟอร์เวิร์ดเดอร์อาจใช้เวลานานกว่าที่คาดหากตัวเลขมาถึงใกล้กำหนดเวลาที่ผู้ส่งสินค้ารายอื่นจำนวนมากกำลังแข่งกันยื่นเช่นกัน การวางแผนขั้นตอนการชั่งให้เสร็จก่อนกำหนด VGM Cut-Off ที่ประกาศไว้อย่างน้อยหนึ่งวัน แทนที่จะพยายามให้ตรงเป๊ะ ช่วยให้มีเวลาตรวจพบและแก้ไขข้อผิดพลาด เช่น หมายเลขตู้ไม่ตรงกัน ตัวเลขสลับตำแหน่ง หรือขาดน้ำหนักตู้เปล่า ก่อนที่จะกลายเป็นการตกเรือ

จะเกิดอะไรขึ้นหาก VGM ขาดหรือส่งช้า

ตู้ที่ไม่มีค่า VGM ที่ได้รับการยอมรับในระบบก่อนกำหนด Cut-Off โดยทั่วไปจะถูกตัดออกจากแผนการโหลดของท่าเรือสำหรับเรือลำนั้น ซึ่งในทางปฏิบัติหมายความว่าตู้จะไม่ได้ออกเดินทางตามกำหนด ขึ้นอยู่กับว่าพบปัญหานี้ใกล้เวลาออกเรือแค่ไหน ตู้อาจต้องรอเรือลำถัดไปที่มี ซึ่งทำให้กำหนดถึงปลายทางของสินค้าทั้งล็อตเลื่อนออกไป และอาจส่งผลต่อพันธะสัญญาปลายทางใดๆ ที่ผูกไว้กับกำหนดการเดิม

เนื่องจากผลที่ตามมาคือการตกเรือ ไม่ใช่ค่าปรับที่จ่ายแล้วจบ VGM จึงควรได้รับวินัยในการวางแผนเวลาเช่นเดียวกับกำหนดเข้มงวดอื่นๆ ในการจอง เช่น การยื่นศุลกากร กำหนด Cut-Off ของตู้ และการส่งเอกสาร การใส่ VGM เข้าไปในรายการตรวจสอบของสินค้าตั้งแต่ต้น แทนที่จะมองว่าเป็นขั้นตอนที่ทำทีหลังเมื่อการบรรจุดำเนินไปแล้ว เป็นวิธีที่เชื่อถือได้ที่สุดในการหลีกเลี่ยงการพบปัญหานี้เมื่อสายเกินแก้ไข

VGM สำหรับสินค้ารวมตู้จากหลายเจ้า

ตู้ที่บรรทุกสินค้าจากผู้ส่งสินค้ารายเดียวเป็นสถานการณ์ VGM ที่ง่ายที่สุด แต่สินค้าที่รวมตู้ ซึ่งผู้รวมตู้ LCL หรือ NVOCC นำสินค้าจากผู้ส่งสินค้าหลายรายมารวมไว้ในตู้เดียว เพิ่มชั้นของการประสานงานที่ควรทำความเข้าใจแยกต่างหาก ในรูปแบบนี้ ฝ่ายที่รับผิดชอบยื่น VGM ให้สายเรือโดยทั่วไปคือผู้รวมตู้ ซึ่งถือใบตราส่งหลักของตู้ทั้งใบ ไม่ใช่ผู้ส่งสินค้ารายใดรายหนึ่งที่สินค้าของตนเป็นเพียงส่วนหนึ่งของสินค้าทั้งหมด

ด้วยเหตุนี้ Method 1 การชั่งตู้ที่บรรจุแล้วทั้งตู้ในครั้งเดียว มักเป็นทางเลือกที่ปฏิบัติได้จริงมากกว่าสำหรับสินค้าที่รวมตู้ เพราะให้ตัวเลขที่ชัดเจนเพียงค่าเดียว ไม่ว่าจะมีผู้ส่งสินค้ากี่รายที่ร่วมบรรจุในตู้นั้น โดยไม่ต้องรวบรวมและตรวจสอบน้ำหนักระดับรายการแยกจากแต่ละราย ผู้ส่งสินค้าที่จองพื้นที่ LCL มักไม่ต้องยื่น VGM โดยตรงด้วยตนเอง แต่ยังควรยืนยันกับผู้รวมตู้หรือฟอร์เวิร์ดเดอร์ว่า VGM จะถูกจัดการและยื่นตามกำหนดเวลา เพราะผลที่ตามมาเกี่ยวกับ Gate-In เดียวกันนี้ใช้กับตู้ที่รวมตู้เช่นเดียวกับตู้อื่นๆ หากตัวเลขขาดหายไปก่อนกำหนด Cut-Off