วิธีลดต้นทุนค่าขนส่งสินค้านำเข้า

เวลาผู้นำเข้าถามว่าจะลดต้นทุนค่าขนส่งได้อย่างไร คำถามมักถูกจำกัดไปที่รายการเดียวโดยอัตโนมัติ คือค่าระวางเรือหรือเครื่องบินที่เสนอมา ซึ่งเข้าใจได้ เพราะเป็นตัวเลขเดียวที่ฟอร์เวิร์ดเดอร์ใส่มาในอีเมลตั้งแต่แรก และเป็นสิ่งที่เทียบกันได้ง่ายที่สุดเมื่อวางใบเสนอราคาสามฉบับเรียงกัน แต่ค่าระวางเป็นเพียงองค์ประกอบเดียวของสิ่งที่ลงไปอยู่ในงบกำไรขาดทุนจริง และสำหรับผู้นำเข้า SME ส่วนใหญ่ มันไม่ใช่องค์ประกอบที่ใหญ่ที่สุดด้วยซ้ำ

ตัวเลขที่สำคัญจริงๆ คือต้นทุนนำเข้ารวม (Landed Cost) ซึ่งประกอบด้วยค่าระวางเรือหรือเครื่องบิน บวก Origin Charges ที่ท่าต้นทาง บวก Destination Charges เมื่อสินค้ามาถึง บวกค่าพิธีการศุลกากรและค่านายหน้าออกของ บวกค่าขนส่งภายในประเทศจากท่าไปยังคลังสินค้า บวกต้นทุนเงินทุนที่จมอยู่กับสินค้าระหว่างขนส่งหรือในสต๊อก และบวกต้นทุนจากความผิดพลาด เช่น เอกสารผิด พลาดวันตัดรอบ ตู้สินค้าที่ไม่มีใครมารับ ซึ่งกลายเป็น Demurrage ค่าเก็บรักษาสินค้า หรือค่าขนส่งด่วนนาทีสุดท้ายที่ต้องจ่ายเพราะจำเป็น ไม่ใช่เพราะเลือก

ผู้นำเข้าที่ทุ่มพลังในการต่อรองไปที่ค่าระวางเพียงอย่างเดียว จึงกำลังสู้กันแค่เศษเสี้ยวของค่าใช้จ่ายทั้งหมด และมักเป็นเศษเสี้ยวที่เล็กที่สุดด้วยซ้ำ ปัจจัยที่ใหญ่กว่านั้นอยู่ที่อื่น คือวิธีบรรจุสินค้าก่อนที่จะจองระวางด้วยซ้ำ ความถี่ในการสั่งซื้อ Incoterm ที่เลือกไว้ในสัญญาซื้อขาย และความพร้อมของเอกสารก่อนสินค้าจะมาถึง สิ่งเหล่านี้ไม่ปรากฏในใบเสนอราคาค่าขนส่งเลย นี่จึงเป็นเหตุผลที่คนมักมองข้ามไป

เนื้อหาต่อจากนี้จะจัดอันดับปัจจัยที่ส่งผลจริงตามลำดับผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายรวม เริ่มจากสิ่งที่ต้องตัดสินใจก่อนที่จะขอใบเสนอราคาด้วยซ้ำ ไปจนถึงวิธีเทียบใบเสนอราคาเมื่อได้รับมาแล้ว

ปัจจัยที่ 1: ปริมาณและความหนาแน่น — บรรจุเพื่อบิล ไม่ใช่เพื่อความสะดวก

ค่าขนส่งคิดจาก Chargeable Weight ไม่ใช่น้ำหนักจริงที่มักปรากฏในใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ Chargeable Weight คือค่าที่มากกว่าระหว่างน้ำหนักจริงของสินค้ากับน้ำหนักตามปริมาตร ซึ่งคำนวณจากพื้นที่ลูกบาศก์ที่สินค้าใช้ล้วนๆ สำหรับทางเรือ ปริมาตรวัดเป็น CBM คือความยาวคูณกว้างคูณสูงหน่วยเมตร คูณด้วยจำนวนชิ้น รวมทุกรายการกล่องในชิปเมนต์ สำหรับทางอากาศ ปริมาตรนั้นจะถูกแปลงเป็นน้ำหนักเทียบเท่าด้วยตัวหารมาตรฐาน และค่าไหนมากกว่ากันระหว่างน้ำหนักจริงกับน้ำหนักตามปริมาตร ค่านั้นคือค่าที่สายการบินใช้คิดเงิน

ประเด็นนี้สำคัญเพราะการออกแบบบรรจุภัณฑ์กระทบค่าใช้จ่ายโดยตรง และเป็นหนึ่งในต้นทุนที่มองไม่เห็นที่พบบ่อยที่สุดในงานนำเข้า สินค้าที่จริงๆ แล้วบรรจุในกล่องที่แบนลง แน่นขึ้น หรือซ้อนกันได้ แต่กลับถูกบรรจุในกล่องใหญ่เกินความจำเป็นเพื่อความสวยงามบนชั้นวางค้าปลีก หรือเพียงเพราะเป็นกล่องที่โรงงานใช้อยู่แล้ว กำลังจ่ายค่าขนส่งอากาศเปล่าโดยแท้จริง สินค้าชนิดเดียวกันสองล็อตที่บรรจุต่างกัน อาจมี Chargeable Weight ต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ และซัพพลายเออร์แทบไม่มีแรงจูงใจที่จะปรับปรุงเรื่องนี้ เพราะไม่ใช่ฝ่ายที่จ่ายค่าขนส่ง

สำหรับทางเรือ หลักการเดียวกันนี้ใช้ได้ในระดับตู้คอนเทนเนอร์ ตู้ 20 ฟุตหรือ 40 ฟุตมีปริมาตรภายในคงที่ และประสิทธิภาพในการเรียงกล่องภายในตู้ เช่น มุมกล่องเป็นเหลี่ยม ช่องว่างน้อยที่สุด ขนาดกล่องที่พอดีกับความกว้างของตู้แทนที่จะยึดมาตรฐานพาเลททั่วไป เป็นตัวกำหนดว่าสินค้าจะเคลื่อนย้ายได้มากแค่ไหนต่อหนึ่งตู้ ซึ่งเป็นหัวใจของต้นทุนต่อหน่วยของชิปเมนต์แบบ FCL

สิ่งที่ควรทำไม่ใช่เรื่องใหญ่โต คือขอขนาดและน้ำหนักกล่องที่แน่นอนจากซัพพลายเออร์ก่อนสั่งซื้อครั้งแรก ตรวจสอบว่าบรรจุภัณฑ์นั้นถูกออกแบบมาเพื่อสินค้าจริงหรือเป็นแค่กล่องมาตรฐานที่โรงงานใช้อยู่แล้ว และมองประสิทธิภาพของกล่องเป็นสเปกที่ต่อรองได้ เหมือนราคาหรือเวลาส่งมอบ ไม่ใช่เรื่องรองที่มาปรากฏแค่ในใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งเท่านั้น

ปัจจัยที่ 2: การรวมชิปเมนต์ — ชิปเมนต์ใหญ่แต่น้อยครั้ง คุ้มกว่าชิปเมนต์เล็กแต่บ่อยครั้ง

ต้นทุนค่าขนส่งส่วนหนึ่งที่มีนัยสำคัญเป็นต้นทุนคงที่ต่อชิปเมนต์ ไม่ได้แปรผันตามปริมาณ ทั้งค่าเอกสาร ค่าดำเนินการขั้นต่ำที่ท่า และค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพิธีการศุลกากร มักเก็บครั้งเดียวต่อหนึ่ง Bill of Lading หรือ Air Waybill ไม่ว่าชิปเมนต์นั้นจะมีสินค้าหนึ่งกล่องหรือห้าสิบกล่องก็ตาม ชิปเมนต์ LCL เล็กๆ สี่ครั้งต่อเดือนที่แยกส่งกัน แต่ละครั้งต้องแบกรับต้นทุนคงที่นี้เองทั้งหมด ในขณะที่ชิปเมนต์รวมครั้งเดียวที่มีปริมาณรวมเท่ากัน จะเสียต้นทุนนี้เพียงครั้งเดียว

ด้วยเหตุนี้ ความถี่ในการสั่งซื้อจึงแปรผันตรงเป็นการประหยัดค่าขนส่ง การเปลี่ยนจากสั่งซื้อรายสัปดาห์เป็นรายเดือน ลดจำนวนครั้งของเหตุการณ์ต้นทุนคงที่ตลอดทั้งปีลง แม้ปริมาณรวมที่สั่งตลอดปีนั้นจะเท่าเดิม การประหยัดนี้ไม่ได้มาจากอัตราที่ดีขึ้น แต่มาจากการลดจำนวนครั้งของต้นทุนที่ไม่ลดขนาดลงตามปริมาณ

ข้อแลกเปลี่ยนที่ต้องพูดตรงๆ อยู่อีกฝั่งของบัญชี คือการรวมเป็นคำสั่งซื้อที่ใหญ่ขึ้นแต่บ่อยน้อยลง หมายถึงต้องถือสต๊อกมากขึ้นเป็นเวลานานขึ้น ซึ่งจมเงินทุนมากขึ้น ต้องการพื้นที่คลังสินค้ามากขึ้น และเพิ่มความเสี่ยงหากดีมานด์เปลี่ยนแปลงกะทันหันระหว่างรอบสั่งซื้อ สำหรับ SKU ที่ขายช้าหรือมูลค่าต่ำ การรวมชิปเมนต์มักคุ้มค่าอย่างชัดเจน เพราะต้นทุนการถือสต๊อกเพิ่มอีกไม่กี่สัปดาห์ต่ำกว่าการจ่ายต้นทุนคงที่ของชิปเมนต์ถึงสี่ครั้ง สำหรับ SKU ที่ขายเร็ว มูลค่าสูง หรือตามฤดูกาล การคำนวณจะสูสีกว่า และต้นทุนจากการขาดสต๊อกอาจสูงกว่าเงินที่ประหยัดได้จากค่าขนส่ง ซึ่งหมายความว่านี่ไม่ใช่กฎที่ใช้เหมือนกันกับสินค้าทุกรายการในแคตตาล็อก

ขั้นตอนที่ควรทำจริงคือกลับมาทบทวนการเปรียบเทียบนี้เมื่อปริมาณเติบโตขึ้น ไม่ใช่กำหนดความถี่ไว้ครั้งเดียวแล้วปล่อยผ่าน จุดที่การรวมชิปเมนต์คุ้มค่าอย่างชัดเจนจะขยับไปเรื่อยๆ เมื่อขนาดคำสั่งซื้อเข้าใกล้ปริมาณเต็มตู้ ซึ่งเป็นประเด็นที่จะพูดถึงต่อไป

ปัจจัยที่ 3: โหมดขนส่งและความเร่งด่วน — การขนส่งทางอากาศส่วนใหญ่คือการแก้ปัญหาการวางแผนที่พลาด

ทางเรือมีต้นทุนต่อหน่วยปริมาตรที่ต่ำกว่าทางอากาศในเชิงโครงสร้าง และทางอากาศมีค่าใช้จ่ายที่สูงกว่าซึ่งคุ้มค่าเมื่อความเร็วจำเป็นจริงๆ เช่น สินค้าเน่าเสียง่าย กำหนดส่งมอบตามสัญญา หรือผลกระทบต่อรายได้จริงจากการขาดสต๊อก การตัดสินใจว่าจะใช้โหมดใดควรมาจากความจำเป็นจริงนี้ ไม่ใช่ปฏิกิริยาอัตโนมัติเมื่อแผนพลาดไปแล้ว

ในทางปฏิบัติ การซื้อขนส่งทางอากาศของ SME ส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดขึ้นเพราะตัวสินค้าต้องการความเร็วจริงๆ แต่เกิดขึ้นเพราะสั่งซื้อช้ากว่าที่ควร พลาดจุดสั่งซื้อซ้ำ หรือคาดการณ์ดีมานด์ผิดพลาด และทางอากาศกลายเป็นทางเดียวที่เหลืออยู่เพื่อไม่ให้สินค้าขาดชั้นวาง นั่นคือการซื้อความเร็วเพื่อแก้ปัญหาการวางแผนภายใน ซึ่งเป็นต้นทุนที่ปรากฏในรายการค่าขนส่ง แต่แท้จริงแล้วเป็นอาการของปัญหาที่ต้นทาง

การเปรียบเทียบที่ตรงไปตรงมาคือสต๊อกสำรองเทียบกับค่าขนส่งด่วน โดยมองทั้งสองเป็นทางเลือกทดแทนกันจริงๆ ไม่ใช่มองว่าอย่างหนึ่งเป็นแผนสำรองของอีกอย่าง สำหรับดีมานด์ที่รู้ล่วงหน้าและไม่ผันตามฤดูกาล การถือสต๊อกเพิ่มขึ้นเล็กน้อย โดยกำหนดขนาดตามรอบเติมสต๊อกจริงทางเรือ ไม่ใช่กรณีที่เร็วที่สุด มีต้นทุนต่ำกว่าตลอดทั้งปีเมื่อเทียบกับการซื้อขนส่งทางอากาศซ้ำๆ เพื่อปิดช่องว่างเมื่อจังหวะเวลาพลาด สิ่งที่ควรคำนวณให้ชัดเจนคือต้นทุนการถือสต๊อกเพิ่มอีกไม่กี่สัปดาห์ ทั้งเงินทุนและค่าจัดเก็บ เทียบกับความถี่และรูปแบบของชิปเมนต์ด่วนที่มันจะมาทดแทน

ทางแก้เชิงโครงสร้างอยู่ต้นทางของทั้งสองทางเลือก คือการกำหนดจุดสั่งซื้อซ้ำโดยอิงจากเวลาขนส่งทางเรือตามจริง บวกพิธีการศุลกากร บวกค่าขนส่งภายในประเทศ พร้อมใส่ระยะกันชนที่สมเหตุสมผลเข้าไป แทนที่จะใช้ตัวเลขที่ดีที่สุดจากชิปเมนต์เร็วครั้งเดียว ระยะกันชนนี้เองที่ป้องกันไม่ให้การเปลี่ยนโหมดขนส่งกลายเป็นเรื่องจำเป็นแทนที่จะเป็นทางเลือก

ปัจจัยที่ 4: รู้จุดที่ LCL หยุดคุ้มกว่า FCL บนเส้นทางของตนเอง

ราคา LCL แปรผันตามปริมาตรหรือน้ำหนักที่ส่งจริง จึงคุ้มค่าที่ปริมาณต่ำ เพราะผู้นำเข้าจ่ายเฉพาะพื้นที่ที่สินค้าใช้ในตู้ที่แชร์กับผู้อื่น ในขณะที่ราคา FCL ทำงานต่างออกไป คือเป็นราคาคงที่ต่อตู้โดยพื้นฐาน ไม่ว่าตู้นั้นจะเต็มแค่ไหนก็ตาม ตรรกะราคาทั้งสองแบบนี้จะตัดกันที่จุดหนึ่ง และเมื่อพ้นจุดนั้นไป การจองเต็มตู้ แม้ตู้จะยังไม่เต็มก็ตาม จะมีต้นทุนต่ำกว่าการจ่ายอัตรา LCL ต่อไปสำหรับปริมาณรวมเท่ากัน

จุดตัดนี้อยู่ตรงไหนขึ้นอยู่กับเส้นทางและปริมาณของแต่ละราย ขึ้นกับอัตรา LCL และ FCL ที่ฟอร์เวิร์ดเดอร์ของผู้นำเข้าเสนอได้บนเส้นทางนั้นๆ จึงไม่สามารถบอกเป็นตัวเลขทั่วไปได้จริง แต่หลักการเชิงโครงสร้างนี้ใช้ได้กับทุกเส้นทาง คือจุดตัดนี้มีอยู่จริง และจะขยับไปเรื่อยๆ ตามขนาดคำสั่งซื้อเฉลี่ยที่โตขึ้น ผู้นำเข้าที่วันนี้ส่งสินค้าปริมาณเพียงเศษเสี้ยวของตู้ อาจส่งสินค้าใกล้ครึ่งตู้ได้ภายในหนึ่งหรือสองปีของการเติบโตอย่างสม่ำเสมอ โดยที่ไม่เคยตัดสินใจเปลี่ยนวิธีจองระวางอย่างชัดเจนเลย

รูปแบบความผิดพลาดที่พบบ่อยในทางปฏิบัติคือความเฉื่อยชา คือยังคงจอง LCL ต่อไปเพียงเพราะเป็นวิธีที่บัญชีนี้เคยตั้งไว้แต่แรก โดยไม่เคยตรวจสอบเป็นระยะว่าการเติบโตได้พาชิปเมนต์เลยจุดที่ FCL คุ้มกว่าไปแล้วหรือยัง เมื่อปริมาณเฉลี่ยต่อเดือนของเส้นทางเข้าใกล้พื้นที่ใช้งานเต็มตู้ ควรขอให้ฟอร์เวิร์ดเดอร์เปรียบเทียบ LCL กับ FCL โดยตรงที่ปริมาณปัจจุบัน แทนที่จะสันนิษฐานว่าคำตอบจากปีที่แล้วยังใช้ได้อยู่

การตรวจสอบนี้ไม่มีต้นทุนอะไรและใช้เวลาแค่การสนทนาครั้งเดียว การที่ขนาดคำสั่งซื้อโตขึ้นโดยไม่มีการตรวจสอบจุดตัดนี้ซ้ำ เป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด และป้องกันได้ง่ายที่สุด ที่ทำให้ผู้นำเข้าที่กำลังเติบโตยังคงจ่ายแพงเกินไปโดยไม่รู้ตัว

ปัจจัยที่ 5: Incoterms ตอนที่ 1 — ราคา "เหมารวม" ไม่ได้แปลว่าถูกกว่าเสมอไป

ซัพพลายเออร์ที่เสนอราคาแบบ DDP หรือ CIF กำลังนำเสนอสิ่งที่ดูง่ายกว่า คือตัวเลขเดียวที่ดูเหมือนจะครอบคลุมค่าระวาง ประกันภัย และภายใต้ DDP ยังรวมพิธีการปลายทางและการส่งมอบด้วย เมื่อเทียบกับใบเสนอราคาแบบ FOB ที่มีแต่ค่าระวางจากฟอร์เวิร์ดเดอร์ ตัวเลขเหมารวมนั้นอาจดูน่าดึงดูดว่าถูกกว่า โดยเฉพาะสำหรับผู้นำเข้ามือใหม่ที่ยังไม่มีความสัมพันธ์ฝั่งปลายทางเลย

แต่การรวมทุกอย่างไว้ในราคาเดียวที่ซัพพลายเออร์ควบคุมทั้งหมด มาพร้อมต้นทุนเชิงโครงสร้าง ซัพพลายเออร์ ไม่ใช่ผู้นำเข้า เป็นผู้เลือกตัวแทนปลายทาง กำหนดเงื่อนไขของพิธีการปลายทางและการส่งมอบ และแฝงกำไรของตนเองไว้ในทุกองค์ประกอบของตัวเลขเดียวนั้น ไม่มีองค์ประกอบใดถูกแยกรายการ จึงไม่มีอะไรให้ผู้นำเข้าตรวจสอบ สอบถาม หรือต่อรองเป็นรายรายการได้เลย ราคาที่ดูต่ำกว่าไม่ได้แปลว่ารวมแล้วถูกกว่าเสมอไป มันอาจแค่แปลว่าองค์ประกอบต่างๆ ถูกซ่อนไว้มากกว่าเดิม

นี่ไม่ใช่ทางเลือกที่แย่เสมอไป โดยเฉพาะสำหรับผู้นำเข้ารายเล็กหรือมือใหม่ที่ยังไม่มีความสัมพันธ์ในประเทศจริงๆ และยินดีจ่ายเพื่อความง่ายในช่วงเริ่มต้น ปัญหาคือมันจะกลายเป็นเพดานเชิงโครงสร้างเมื่อปริมาณเติบโตขึ้น เพราะทุกชิปเมนต์เพิ่มเติมยังคงต้องจ่ายกำไรที่แฝงอยู่ในราคาเหมารวมนั้นต่อไปเรื่อยๆ และผู้นำเข้าก็ไม่เคยสร้างความสัมพันธ์โดยตรงกับตัวแทนปลายทางที่จะทำให้เห็น ตั้งคำถาม หรือปรับปรุงต้นทุนเหล่านั้นได้เลย

ควรเข้าใจให้ชัดเจนด้วยว่า CIF ครอบคลุมอะไรจริงๆ คือต้นทุนสินค้า ประกันภัย และค่าระวางไปยังท่าปลายทางเท่านั้น ไม่ได้รวมค่าดำเนินการปลายทาง พิธีการศุลกากร หรือค่าขนส่งภายในประเทศ ซึ่งมักถูกจัดการและเรียกเก็บแยกต่างหากแม้จะเป็นการขายแบบ CIF ก็ตาม ส่วน DDP คือปลายสุดของการเหมารวมจริงๆ เพราะรวมแทบทุกอย่างจนถึงการส่งมอบสุดท้ายไว้ในตัวเลขเดียวที่ซัพพลายเออร์ควบคุมทั้งหมด

ปัจจัยที่ 5: Incoterms ตอนที่ 2 — การซื้อแบบ FOB และควบคุมการขนส่งหลักด้วยตนเอง

การซื้อแบบ FOB ย้ายความรับผิดชอบในการจองระวางหลัก จัดการพิธีการปลายทาง และจัดการขนส่งภายในประเทศ จากฝั่งซัพพลายเออร์มาเป็นฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่ผู้นำเข้าแต่งตั้งเอง สำหรับผู้นำเข้าที่กำลังเติบโต นี่มักเป็นการประหยัดเชิงโครงสร้างที่ใหญ่ที่สุดเพียงหนึ่งเดียวที่ทำได้ และไม่ได้เกี่ยวกับอัตราค่าระวางโดยตรงเลย แต่เกี่ยวกับสิ่งที่การควบคุมห่วงโซ่นั้นทำให้เป็นไปได้

ผลแรกคือความมองเห็นได้ คือทุกองค์ประกอบต้นทุนตั้งแต่ท่าเรือต้นทางเป็นต้นไป จะปรากฏแยกรายการ ออกใบแจ้งหนี้โดยฝ่ายที่ผู้นำเข้าเลือกเองและตรวจสอบได้ แทนที่จะถูกกลืนไปในตัวเลขเหมารวมของซัพพลายเออร์ ผลที่สองซึ่งใหญ่กว่าคือการรวมปริมาณข้ามซัพพลายเออร์ ผู้นำเข้าที่ซื้อ FOB จากโรงงานสามแห่ง สามารถส่งทั้งสามชิปเมนต์ผ่านฟอร์เวิร์ดเดอร์เจ้าเดียวกัน รวมปริมาณเพื่อตัดสินใจเรื่อง LCL หรือ FCL สร้างบัญชีต่อเนื่องเจ้าเดียวแทนที่จะเป็นความสัมพันธ์แยกกันสามครั้ง และทำให้ฟอร์เวิร์ดเดอร์รายนั้นมีแรงจูงใจจริงในการแข่งขันด้านบริการและต้นทุน แทนที่จะมองแต่ละชิปเมนต์เป็นแค่ธุรกรรมครั้งเดียว ในทางกลับกัน ภายใต้ข้อตกลง DDP หรือ CIF กับซัพพลายเออร์สามรายที่ต่างกัน โอกาสรวมปริมาณแบบนี้ไม่มีอยู่เลย เพราะแต่ละซัพพลายเออร์กำลังเดินห่วงโซ่โลจิสติกส์ของตนเองแยกกันเงียบๆ พร้อมบวกกำไรของตนเองเข้าไป

ข้อแลกเปลี่ยนนี้เป็นเรื่องจริงและไม่ควรมองข้าม เพราะผู้นำเข้าต้องรับความเสี่ยงและภาระงานในการเลือกและบริหารฟอร์เวิร์ดเดอร์และตัวแทนปลายทางที่มีความสามารถ ประสานการจองระวางให้ตรงกับกำหนดการผลิตของซัพพลายเออร์ และเป็นฝ่ายที่ต้องรับมือกับปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างขนส่งหรือตรวจปล่อยของ นี่ไม่ใช่สิ่งที่ควรรับมาก่อนที่ผู้นำเข้าจะมีปริมาณ ศักยภาพภายใน หรือความสัมพันธ์กับฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่มั่นคงพอจะรองรับได้ การเปลี่ยนไปใช้ FOB เร็วเกินไปโดยไม่มีโครงสร้างรองรับ อาจกลายเป็นการแลกต้นทุนเหมารวมที่รู้แน่นอน กับความเสี่ยงด้านปฏิบัติการที่ควบคุมไม่ได้ แต่สำหรับผู้นำเข้าที่ปริมาณเติบโตเลยจุดนั้นไปแล้ว การยังคงใช้ DDP หรือ CIF ที่ซัพพลายเออร์จัดการให้เพราะความเคยชิน ก็เป็นหนึ่งในความเฉื่อยชาที่มีต้นทุนแพงที่สุดในรายการนี้

ปัจจัยที่ 6: Demurrage, Detention และค่าเก็บรักษาสินค้า — เงินที่เผาไหม้หลังสินค้ามาถึง

เมื่อสินค้ามาถึงแล้ว ค่าใช้จ่ายสามอย่างที่เกี่ยวข้องกันสามารถกลายเป็นหนึ่งในรายการที่ใหญ่ที่สุดของการนำเข้าโดยไม่รู้ตัว และไม่มีตัวไหนเลยที่ต่อรองได้แบบเดียวกับค่าระวาง Demurrage คือค่าใช้จ่ายเมื่อตู้สินค้าอยู่ที่ท่าเรือหรือสนามบินเกินเวลาฟรีที่กำหนดก่อนจะมีคนมารับ Detention คือค่าใช้จ่ายเมื่อตู้สินค้าอยู่นอกท่า มักเป็นที่บริษัทของผู้นำเข้าเองหรือลานใกล้เคียง เกินเวลาฟรีที่กำหนดก่อนจะคืนตู้เปล่าให้สายเรือ ค่าเก็บรักษาสินค้าเกิดขึ้นเมื่อสินค้าอยู่ในคลังหรือ Container Freight Station เพื่อรอตรวจปล่อยหรือรับสินค้า

ทั้งสามอย่างเกิดจากเหตุผลพื้นฐานเดียวกัน คืออุปกรณ์และพื้นที่ที่สายเรือหรือท่าต้องการนำกลับไปหมุนเวียนใช้งาน ถูกถือครองไว้นานเกินกว่าที่ตกลงกัน สิ่งที่ทำให้ต้นทุนกลุ่มนี้ต่างจากทุกอย่างที่พูดมาก่อนหน้านี้ คือมันมักไม่ได้เกิดจากอัตราที่ผู้นำเข้าตกลงยอมรับ แต่เกิดจากความพร้อมของเอกสารและกระบวนการภายในของผู้นำเข้าล้วนๆ เทียบกับนาฬิกาเวลาฟรีที่เริ่มเดินทันทีที่สินค้ามาถึง ไม่ว่าจะมีใครพร้อมรับหรือไม่ก็ตาม

นัยในทางปฏิบัติคือ นี่ไม่ใช่ปัญหาที่จะมาต่อรองแก้ไขได้ทีหลัง เพราะเมื่อค่าใช้จ่ายเหล่านี้ปรากฏในใบแจ้งหนี้ เหตุการณ์ที่เป็นต้นเหตุได้เกิดขึ้นไปแล้ว แทบไม่มีช่องให้โต้แย้งได้อีก แต่เป็นปัญหาด้านวินัยในการดำเนินงานที่ต้องแก้ก่อนที่จะเกิดขึ้น คือเตรียมใบแจ้งเรือมาถึง ใบขนสินค้า และใบอนุญาตที่จำเป็นให้พร้อมและยื่นไว้ก่อนเรือหรือเครื่องบินจะมาถึงจริง เพื่อให้พิธีการเสร็จภายในช่วงเวลาฟรี ไม่ใช่เพิ่งเริ่มเมื่อสินค้ามาถึงแล้ว และเตรียมการขนส่ง การขนถ่าย และการคืนตู้เปล่าไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ตู้หมุนเวียนได้เร็วทันทีที่ได้รับการปล่อย

เพราะต้นทุนนี้เชิงโครงสร้างแล้วป้องกันได้มากกว่าต่อรองได้ ผลตอบแทนจากการทำให้เอกสารและโลจิสติกส์พร้อมตั้งแต่ต้น มักสูงกว่าส่วนต่างของอัตราใดๆ ที่ผู้นำเข้าน่าจะต่อรองได้จากค่าระวางเองด้วยซ้ำ เมื่อคิดเทียบต่อชิปเมนต์

ปัจจัยที่ 7: เอกสารที่ถูกต้องและการจำแนกพิกัดที่แม่นยำ

พิกัดศุลกากร (HS Code) ที่ผิด, Invoice ที่ไม่ตรงกับ Packing List, หรือใบรับรองสินค้าที่ขาดหายไป มีต้นทุนจากความล่าช้าและการแก้ไขที่สูงกว่าส่วนต่างของอัตราค่าขนส่งระหว่างฟอร์เวิร์ดเดอร์มาก นี่เป็นประเด็นเชิงโครงสร้างจริงๆ ไม่ใช่ประเด็นเรื่องอัตรา จึงควรพูดให้ชัดว่าผู้นำเข้าควบคุมอะไรได้จริงในส่วนนี้ โดยไม่แสร้งว่ารู้ตัวเลขเฉพาะสินค้าที่ผันแปรตามหมวดหมู่และเปลี่ยนแปลงตามเวลา

การจำแนกพิกัด คือการกำหนด HS Code ที่ถูกต้องให้กับสินค้า ควรเป็นสิ่งที่ตกลงล่วงหน้ากับตัวแทนออกของของผู้นำเข้า โดยอิงจากองค์ประกอบและหน้าที่จริงของสินค้า แล้วคงไว้เหมือนกันทุกเอกสารที่อธิบายชิปเมนต์นั้น ทั้ง Commercial Invoice, Packing List และใบขนสินค้า พิกัดที่เปลี่ยนไปมาระหว่างเอกสาร หรือถูกกำหนดขึ้นแบบลวกๆ โดยไม่ได้ยืนยันกับตัวแทนออกของที่จะยื่นจริง เป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการถูกสอบถามจากศุลกากรจนสินค้าถูกหยุดไว้ก่อนปล่อย

สิทธิพิเศษทางถิ่นกำเนิดสินค้าก็ทำงานในเชิงโครงสร้างแบบเดียวกัน คือสินค้าจะได้รับสิทธิพิเศษภายใต้ความตกลงการค้าหรือไม่ ขึ้นอยู่กับว่าการจำแนกพิกัดที่ถูกต้องสอดคล้องกับหนังสือรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าที่ออกอย่างถูกต้องหรือไม่ ซึ่งเป็นการตัดสินใจของตัวแทนออกของและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยอิงจากข้อเท็จจริงของชิปเมนต์นั้นจริงๆ ไม่ใช่สิ่งที่ผู้นำเข้าควรสันนิษฐานหรือเดาเอาจากที่ตั้งของซัพพลายเออร์

ต้นทุนของการทำผิดพลาดในสองเรื่องนี้ไม่ได้ปรากฏเป็นตัวเลขที่สูงขึ้นในใบแจ้งหนี้ แต่ปรากฏเป็นการถูกกักโดยศุลกากร คำขอให้แก้ไขเอกสาร หรือสินค้าที่ค้างอยู่ที่ท่าระหว่างรอแก้ไขเอกสาร ซึ่งทั้งหมดนี้มีต้นทุนด้านเวลาและผลกระทบต่อเนื่องสูงกว่าส่วนต่างของอัตราที่ผู้นำเข้าอาจต่อรองได้จากค่าระวางเอง ในทางกลับกัน การทำให้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกแทบไม่มีต้นทุนเลย เป็นเพียงบทสนทนากับตัวแทนออกของก่อนสินค้าจะเคลื่อนย้าย ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแต่อย่างใด

ปัจจัยที่ 8: วิธีเทียบใบเสนอราคาอย่างถูกต้องจริงๆ

เมื่อการตัดสินใจเชิงโครงสร้างข้างต้นเข้าที่แล้ว การเทียบใบเสนอราคาระหว่างฟอร์เวิร์ดเดอร์คือจุดที่การประหยัดส่วนที่เหลือซึ่งเล็กกว่าจะเกิดขึ้นจริง แต่จะเป็นเช่นนั้นก็ต่อเมื่อการเปรียบเทียบทำบนฐานที่ทำให้ตัวเลขมีความหมายเดียวกันจริงๆ ใบเสนอราคาสองฉบับที่ดูราคาต่างกัน มักเป็นเพียงการอธิบายขอบเขตบริการที่ต่างกัน ไม่ใช่ราคาที่ต่างกันสำหรับบริการเดียวกัน และการมองว่าเทียบกันได้ทั้งที่จริงๆ แล้วไม่ใช่ เป็นสาเหตุที่ทำให้ผู้นำเข้าเลือกฟอร์เวิร์ดเดอร์ผิดรายด้วยเหตุผลที่ผิด

ข้อกำหนดแรกคือต้องให้ Incoterm และขอบเขตบริการตรงกัน ใบเสนอราคาที่ครอบคลุมแค่ท่าถึงท่า กับใบเสนอราคาที่ครอบคลุมถึงประตูบ้าน ไม่ใช่ข้อเสนอเดียวกัน แม้จะระบุว่าครอบคลุมชิปเมนต์เดียวกันก็ตาม เพราะฉบับหนึ่งเพียงแค่ยังไม่ได้รวมค่าขนส่งภายในประเทศ พิธีการศุลกากร หรือค่าดำเนินการปลายทางเข้าไปเท่านั้นเอง ก่อนเทียบตัวเลขหลัก ควรยืนยันให้ชัดเจนว่าความรับผิดชอบของแต่ละใบเสนอราคาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่จุดใด

ข้อกำหนดที่สองคือระยะเวลายืนราคาต้องตรงกัน ค่าระวางเปลี่ยนแปลงตามสภาวะตลาด ใบเสนอราคาที่ได้มาสามสัปดาห์ก่อนจึงไม่ยุติธรรมที่จะเทียบกับใบที่ได้มาเมื่อวาน เพราะส่วนต่างระหว่างสองใบอาจไม่ได้สะท้อนอะไรมากไปกว่าจังหวะเวลาที่ต่างกัน ควรขอให้ฟอร์เวิร์ดเดอร์แต่ละรายระบุช่วงเวลายืนราคาของตัวเลขนั้นให้ชัดเจน และเทียบใบเสนอราคาที่ได้มาในช่วงเวลาใกล้เคียงกันให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

ข้อกำหนดที่สามคือขอให้ระบุค่าใช้จ่ายที่มักอยู่นอกเหนือราคาระวางหลักอย่างชัดเจน ทั้งค่าปรับอัตรา ค่าดำเนินการที่ท่าทั้งสองฝั่ง ค่าเอกสาร ค่าธรรมเนียมตู้หรือช่วงพีคซีซัน และค่าธรรมเนียมตัวแทนปลายทาง ฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่เสนอเฉพาะราคาระวางพื้นฐานไม่ได้แปลว่ากำลังปิดบังอะไร เพราะค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักถูกเสนอแยกต่างหากตามธรรมเนียมปฏิบัติทั่วไป แต่ผู้นำเข้าที่ไม่ได้ขอให้ระบุอย่างชัดเจนสำหรับทุกใบเสนอราคาที่จะเทียบ ก็จะจบลงด้วยการเทียบตัวเลขที่ไม่ครบกับตัวเลขที่ครบ และสรุปผิดว่าข้อเสนอไหนดีกว่ากันจริงๆ

หากทำอย่างถูกต้อง การเปรียบเทียบนี้ใช้แค่การพูดคุยอย่างเป็นระบบกับฟอร์เวิร์ดเดอร์แต่ละรายครั้งเดียว แทนที่จะต้องมานั่งงมตัวเลขในกล่องอีเมลที่ไม่เคยอธิบายสิ่งเดียวกันเลยตั้งแต่แรก

สิ่งที่ควรทำในไตรมาสนี้ และสิ่งที่ควรเปลี่ยนเชิงโครงสร้าง

ไม่ใช่ทุกปัจจัยข้างต้นที่ต้องปรับใหญ่ในเชิงกลยุทธ์ และการมองว่าทุกอย่างเร่งด่วนเท่ากันหมด ก็เป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้ไม่ได้ลงมือทำอะไรเลยสักอย่าง การแบ่งออกเป็นสิ่งที่ตรวจสอบหรือปรับได้ภายในไตรมาสนี้ กับสิ่งที่ต้องวางแผนจริงจังข้ามรอบการสั่งซื้อถัดไปหรือการต่อสัญญา จะช่วยได้มาก

ไตรมาสนี้ ให้ดึงขนาดและน้ำหนักกล่องที่แน่นอนของสินค้าสองหรือสามรายการที่ส่งบ่อยที่สุดออกมา และตรวจสอบว่าเคยมีการทบทวนบรรจุภัณฑ์เพื่อประสิทธิภาพ CBM จริงหรือไม่ ขอให้ฟอร์เวิร์ดเดอร์ปัจจุบันเปรียบเทียบ LCL กับ FCL โดยตรงที่ปริมาณปัจจุบันบนเส้นทางที่ใช้บ่อยที่สุด แทนที่จะสันนิษฐานว่าการตั้งค่าจากปีที่แล้วยังถูกต้องอยู่ ยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเอกสารใดบ้างที่จำเป็นสำหรับชิปเมนต์ที่กำลังจะมาถึง และต้องยื่นเมื่อใดเพื่อให้อยู่ในช่วงเวลาฟรี เพียงเท่านี้ก็สามารถป้องกัน Demurrage หรือ Detention ที่ป้องกันได้อยู่แล้วไม่ให้เกิดขึ้น และในการขอใบเสนอราคาครั้งถัดไป ให้ขอให้ฟอร์เวิร์ดเดอร์ทุกรายที่เทียบกันใช้ Incoterm เดียวกัน ขอบเขตเดียวกัน และระยะเวลายืนราคาเดียวกันอย่างชัดเจน พร้อมรายละเอียดแยกรายการของทุกอย่างที่อยู่นอกเหนือราคาพื้นฐาน

ในเชิงโครงสร้างสำหรับระยะยาวกว่านั้น ให้ทบทวน Incoterm ที่จะระบุในสัญญาซื้อขายฉบับถัดไปหรือการต่อสัญญา โดยชั่งน้ำหนักระหว่างประโยชน์ด้านความมองเห็นได้และการรวมปริมาณของ FOB กับศักยภาพในการดำเนินงานที่จำเป็นจริงในการรองรับมัน ประเมินความถี่ในการสั่งซื้อใหม่โดยเทียบกับต้นทุนการถือสต๊อกและความเสี่ยงขาดสต๊อกในปัจจุบัน แทนที่จะยึดความถี่ที่บังเอิญถูกตั้งไว้ตั้งแต่แรก และหากปริมาณรวมจากซัพพลายเออร์ทั้งหมดโตพอที่จะคุ้มค่าแล้ว ให้เริ่มสร้างความสัมพันธ์กับฟอร์เวิร์ดเดอร์เจ้าเดียวที่รวมชิปเมนต์จากซัพพลายเออร์ทั้งหมดได้ แทนที่จะปล่อยให้แต่ละซัพพลายเออร์จัดการโลจิสติกส์ของตนเองแยกกัน

ทั้งหมดนี้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการบีบตัวเลขที่ดีขึ้นจากการต่อรองอัตราครั้งเดียว แต่เป็นชุดของการตัดสินใจที่ต้องคงไว้ตลอด เรื่องบรรจุภัณฑ์ ความถี่ในการสั่งซื้อ โหมดขนส่ง Incoterms และเอกสาร ที่ต้องกลับมาทบทวนทุกครั้งที่ปริมาณ กลุ่มสินค้า หรือความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เปลี่ยนไป เพราะต้นทุนนำเข้ารวมที่แท้จริงคือผลรวมของทั้งหมดนี้ ไม่ใช่แค่รายการที่เขียนว่าค่าระวางเพียงอย่างเดียว