Arrival Notice กับใบ D/O คืออะไร รับสินค้าขาเข้าอย่างไร

สินค้านำเข้าทุกชิปเมนต์จบลงด้วยคำถามเดียวกัน เรือมาถึงแล้ว แล้วเราจะเอาของออกจากท่าได้อย่างไร คำตอบอยู่ที่เอกสารสองฉบับที่ผู้นำเข้ามักสับสนกัน Arrival Notice บอกว่าสินค้ามาถึงแล้วและเราต้องจ่ายอะไรบ้าง ส่วนใบสั่งปล่อยสินค้า หรือที่เรียกสั้น ๆ ว่าใบ D/O คือเอกสารที่สายเรือออกให้เมื่อเราทำตามเงื่อนไขการปล่อยครบ และเป็นคำสั่งที่ทำให้ท่าเรือหรือคลัง CFS ยอมส่งมอบสินค้าให้เราหรือรถขนส่งของเรา ผู้นำเข้าหลายรายเพิ่งมาค้นหาว่าใบ D/O คืออะไรตอนที่รถไปรออยู่หน้าท่าแล้วแต่ท่าไม่ยอมปล่อยตู้ บทความนี้อธิบายเส้นทางเอกสารตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อไม่ให้เกิดเหตุการณ์แบบนั้น ได้แก่ Arrival Notice มีข้อมูลอะไรและต้องตรวจอะไร ต้องเคลียร์อะไรก่อนจะได้ D/O ใบ D/O เกี่ยวข้องกับ B/L ต้นฉบับ Telex Release และ Sea Waybill อย่างไร และขั้นตอนของสินค้าตู้เต็ม (FCL) ต่างจากสินค้ารวมตู้ (LCL) อย่างไร เนื้อหานี้อธิบายโครงสร้างที่ใช้กับท่าเรือในไทยแบบภาพรวม ส่วนค่าใช้จ่าย เวลาฟรี และขั้นตอนในระบบแต่ละที่ต่างกันไปตามสายเรือ ท่าเรือ และสัญญา จึงควรยืนยันรายละเอียดล่าสุดกับตัวแทนสายเรือ ฟอร์เวิร์ดเดอร์ หรือชิปปิ้งของคุณ

Arrival Notice คืออะไร

Arrival Notice คือหนังสือแจ้งจากสายเรือ หรือจากฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่ออก House B/L ให้เรา เพื่อบอกผู้รับสินค้าและ Notify Party ว่าสินค้ากำลังจะถึงหรือถึงท่าปลายทางแล้ว พร้อมระบุรายละเอียดสินค้าและค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระที่ปลายทาง

ให้มอง Arrival Notice เหมือนสายเรือบอกว่า สินค้าของคุณอยู่บนเรือลำนี้ จะขนลงที่ท่านี้ราววันนี้ และนี่คือสิ่งที่คุณต้องเคลียร์ก่อนเราจะส่งมอบ เอกสารนี้ไม่ใช่เอกสารปล่อยสินค้า ถือไปที่ท่าแล้วรับตู้ไม่ได้ หน้าที่ของมันคือแจ้งข้อมูลและเริ่มกระบวนการปล่อยสินค้า

ใครเป็นผู้ส่งขึ้นอยู่กับว่าการจองทำอย่างไร ถ้าผู้นำเข้าหรือฟอร์เวิร์ดเดอร์ของผู้นำเข้าเป็นชื่อบน Master B/L ที่สายเรือออก ตัวแทนสายเรือในไทยมักเป็นผู้ส่ง แต่ถ้าซื้อด้วยเงื่อนไขที่ฟอร์เวิร์ดเดอร์ฝั่งผู้ขายเป็นผู้จองและออก House B/L ให้เรา Arrival Notice ก็มักมาจากตัวแทนของฟอร์เวิร์ดเดอร์รายนั้นในไทย ซึ่งไปติดต่อกับสายเรืออีกต่อหนึ่ง ผู้นำเข้าหลายรายจึงได้รับสองฉบับ ฉบับหนึ่งจากสายเรือถึงฟอร์เวิร์ดเดอร์ อีกฉบับจากฟอร์เวิร์ดเดอร์ถึงเรา ควรรู้ว่าฉบับไหนคือฉบับที่ใช้ปล่อยสินค้าของเรา บทความเรื่อง Master B/L กับ House B/L อธิบายสองชั้นนี้ และบทความเรื่อง Shipper, Consignee และ Notify Party อธิบายว่าใครได้รับเอกสารอะไร

Arrival Notice ทั่วไปมีข้อมูลดังนี้

• ผู้รับสินค้าและ Notify Party ที่คัดลอกมาจาก B/L
• เลข B/L (Master, House หรือทั้งสองเลข)
• ชื่อเรือ เที่ยวเรือ ท่าต้นทาง และท่าปลายทาง
• วันที่คาดว่าจะถึง (ETA) และบางครั้งระบุท่าเทียบหรือเทอร์มินัล
• เลขตู้ เลขซีล และประเภทตู้ สำหรับ FCL หรือเลข House B/L และคลัง CFS สำหรับ LCL
• เครื่องหมายหีบห่อ จำนวนหีบห่อ น้ำหนักรวม และปริมาตร
• รายละเอียดสินค้า
• เงื่อนไขค่าระวาง ว่าจ่ายต้นทางแล้ว (Prepaid) หรือเก็บปลายทาง (Collect)
• รายการค่าใช้จ่ายปลายทางและวิธีชำระ

Arrival Notice มักส่งมาก่อนเรือถึง ซึ่งเป็นประโยชน์มาก เพราะทำให้มีเวลาแก้ปัญหา เตรียมเงิน และเตรียมใบขนสินค้าขาเข้าระหว่างที่เรือยังอยู่กลางทะเล แต่อย่าคิดว่าจะได้รับเองเสมอ เอกสารนี้ส่งไปยังอีเมลที่บันทึกไว้ ถ้าข้อมูล Notify Party บน B/L ผิดหรือผู้ติดต่อเปลี่ยนไปแล้ว ก็จะไม่มีใครได้รับ ถ้ารู้ว่ามีสินค้ากำลังเดินทางมาแต่ใกล้ ETA แล้วยังไม่เห็น Arrival Notice ให้ทวงถามจากสายเรือหรือฟอร์เวิร์ดเดอร์

ได้ Arrival Notice แล้วต้องตรวจอะไรบ้าง

ตรวจทุกช่องที่ใช้ระบุตัวสินค้าเทียบกับ B/L Invoice และ Packing List ในวันที่ได้รับ และสอบถามทุกจุดที่ไม่ตรงกันก่อนชำระเงินหรือยื่นใบขนสินค้าขาเข้า

Arrival Notice สร้างจากข้อมูล Manifest ของสายเรือ และข้อมูลชุดเดียวกันนี้ถูกส่งเป็นบัญชีสินค้าสำหรับเรือ (Manifest) ให้กรมศุลกากร ถ้าใน Notice ชื่อผู้รับผิด จำนวนหีบห่อต่างไป หรือน้ำหนักไม่ตรงกับ Packing List ความคลาดเคลื่อนเดียวกันก็น่าจะอยู่ใน Manifest ด้วย และใบขนสินค้าขาเข้าของเราต้องจับคู่กับข้อมูลนั้นได้ การพบปัญหาตั้งแต่ขั้น Arrival Notice ทำให้มีเวลาแก้มากที่สุด โดยทั่วไปแก้ด้วยการขอให้สายเรือยื่นแก้ไข Manifest ซึ่งใช้เวลาและอาจมีค่าใช้จ่าย

ไล่ตรวจตามลำดับนี้

• ชื่อผู้รับและ Notify Party ชื่อผู้รับต้องตรงกับผู้นำเข้าในใบขนสินค้า ชื่อผิดหรือชื่อย่อเป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ได้ D/O ช้า
• เลข B/L และประเภท ดูว่าเป็น Master หรือ House B/L และเป็น B/L ต้นฉบับ Telex Release หรือ Sea Waybill เพราะสิ่งนี้กำหนดเส้นทางการปล่อยสินค้า
• ชื่อเรือ เที่ยวเรือ ท่าปลายทาง และ ETA ยืนยันว่าสินค้าขึ้นที่ท่าที่รถและชิปปิ้งของเราคาดไว้ เช่น แหลมฉบัง ไม่ใช่ท่าเรือกรุงเทพ
• เลขตู้และเลขซีลสำหรับ FCL ต้องตรงกับที่ผู้ส่งแจ้งไว้ ถ้าเลขซีลไม่ตรงควรสอบถามก่อนเปิดตู้
• เครื่องหมาย จำนวนหีบห่อ น้ำหนัก และปริมาตร เทียบกับ Packing List ส่วนต่างจากการปัดเศษเล็กน้อยเป็นเรื่องปกติ แต่จำนวนหีบห่อไม่ตรงไม่ใช่เรื่องปกติ
• รายละเอียดสินค้า ควรสอดคล้องกับ Invoice คำบรรยายที่กว้างเกินไปหรือต่างไปอาจทำให้ถูกถามที่ศุลกากร
• เงื่อนไขค่าระวาง ถ้าซื้อแบบ CIF หรือ CFR ค่าระวางเรือควรเป็น Prepaid ถ้า Notice แสดงว่าเป็น Freight Collect ให้ถามก่อนจ่าย เพราะอาจแปลว่าผู้ขายยังไม่จ่ายหรือบันทึกเงื่อนไขผิด
• ค่าใช้จ่าย อ่านทีละบรรทัดและถามทุกรายการที่ไม่รู้จัก บทความเรื่องค่าใช้จ่ายปลายทางและ Local Charges ในไทยอธิบายหมวดที่พบบ่อย เช่น ค่าภาระหน้าท่า ค่าเอกสาร ค่า D/O และค่า CFS สำหรับ LCL

เก็บ Arrival Notice ไว้ในแฟ้มชิปเมนต์ เพราะเป็นหลักฐานว่าเราได้รับแจ้งเมื่อใด ซึ่งสำคัญหากภายหลังมีข้อโต้แย้งเรื่องค่าฝากเก็บ ค่า Demurrage หรือค่า Detention

ใบ D/O คืออะไร

ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order หรือ D/O) คือคำสั่งที่สายเรือ ตัวแทนสายเรือ หรือผู้รวบรวมสินค้าออกให้ผู้ที่ครอบครองสินค้าอยู่ ซึ่งมักเป็นผู้ประกอบการท่าเทียบเรือหรือคลัง CFS ให้ส่งมอบสินค้าที่ระบุแก่ผู้รับที่ระบุชื่อหรือตัวแทนของผู้นั้น

D/O คือจุดที่หน้าที่ส่งมอบของสายเรือกลายเป็นการปล่อยสินค้าจริง ภายใต้ B/L สายเรือรับปากว่าจะส่งมอบสินค้าที่ปลายทางแก่ผู้มีสิทธิ์ D/O คือวิธีทำตามคำสัญญานั้น สายเรือยืนยันว่าใครมีสิทธิ์ ตรวจว่าเงื่อนไขครบ แล้วจึงสั่งท่าเรือหรือคลังให้ส่งมอบสินค้า

โดยทั่วไป D/O ระบุเลข B/L ชื่อเรือและเที่ยวเรือ ตู้หรือหีบห่อที่ปล่อย ผู้ที่ได้รับอนุญาตให้รับสินค้า และบางครั้งระบุวันหมดอายุหรือลานที่ต้องนำตู้เปล่าไปคืน ในไทย สายเรือและท่าเรือหลายแห่งจัดการ D/O แบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว แทนที่จะพิมพ์เป็นกระดาษ การปล่อยจะถูกบันทึกในระบบของสายเรือหรือท่าเรือ และรถขนส่งแสดงเลขอ้างอิงที่หน้าท่า บางแห่งยังใช้กระดาษหรือใช้ทั้งสองแบบ ให้ถามสายเรือหรือฟอร์เวิร์ดเดอร์ว่าใช้แบบไหน และคนขับรถต้องแสดงอะไรที่ประตูท่า

เรื่องที่มักเข้าใจผิดเกี่ยวกับ D/O มีสามข้อ

• D/O ไม่ใช่เอกสารศุลกากร D/O บอกท่าเรือว่าสายเรือปล่อยสินค้าแล้ว แต่ไม่ได้บอกว่าศุลกากรปล่อยแล้วหรือยัง การตรวจปล่อยของกรมศุลกากรเกิดจากการยื่นใบขนสินค้าขาเข้า ชำระอากรและภาษี และตรวจสินค้า (ถ้ามี) ผ่านระบบศุลกากร ท่าเรือมักต้องการทั้งสองอย่าง
• D/O ไม่ใช่ B/L B/L คือสัญญารับขนและเมื่อเป็นต้นฉบับแบบเปลี่ยนมือได้ก็เป็นเอกสารสิทธิ์ในตัวสินค้า D/O ออกตาม B/L เมื่อเงื่อนไขการปล่อยของ B/L ครบแล้ว
• D/O ไม่ได้ใช้ได้ตลอดไป D/O อาจมีวันหมดอายุ และค่าฝากเก็บที่ท่ากับค่า Demurrage ยังเดินต่อระหว่างที่ถือ D/O อยู่ การได้ D/O ยังไม่ใช่เส้นชัย การได้สินค้าออกมาต่างหากคือเส้นชัย

ต้องเคลียร์อะไรก่อนสายเรือจะออก D/O

มีสองเรื่องหลัก คือ B/L ต้องอยู่ในสถานะที่ปล่อยให้เราได้ และต้องชำระค่าใช้จ่ายของสายเรือหรือฟอร์เวิร์ดเดอร์ครบ บางสายเรือยังต้องการเงินมัดจำหรือหนังสือค้ำประกันตู้ และหนังสือมอบอำนาจหากให้ตัวแทนไปรับแทน

เงื่อนไขแรกขึ้นกับประเภทของ B/L

• B/L ต้นฉบับ ถ้าสินค้าเดินทางด้วย B/L ต้นฉบับแบบเปลี่ยนมือได้ สายเรือจะปล่อยเมื่อได้รับต้นฉบับคืนเท่านั้น มักเป็นหนึ่งฉบับจากชุด และต้องสลักหลังให้ถูกต้องถ้า B/L ออกแบบ To Order ถ้าต้นฉบับยังอยู่กับผู้ขาย อยู่ที่ธนาคารภายใต้ L/C หรืออยู่ในซองพัสดุด่วน ก็ยังได้ D/O ไม่ได้ ไม่ว่าสินค้าจะเร่งแค่ไหน
• Telex Release (Surrendered B/L) ผู้ส่งเวนคืนต้นฉบับให้สายเรือที่ต้นทาง และสายเรือบันทึกว่าปลายทางปล่อยสินค้าได้โดยไม่ต้องใช้ต้นฉบับ สำนักงานปลายทางจึงออก D/O ได้เมื่อเงื่อนไขอื่นครบ บทความเรื่อง Telex Release คืออะไร อธิบายกลไกนี้ จุดที่มักติดคือผู้ส่งยังไม่ได้เวนคืนต้นฉบับ หรือสำนักงานต้นทางยังไม่ได้ส่งคำสั่งปล่อยมา
• Sea Waybill ไม่ใช่เอกสารสิทธิ์ จึงไม่ต้องเวนคืนต้นฉบับ สายเรือปล่อยให้ผู้รับที่ระบุชื่อเมื่อยืนยันตัวตนและชำระค่าใช้จ่ายแล้ว

เงื่อนไขที่สองคือการชำระเงิน ค่าใช้จ่ายปลายทางมักรวมค่าภาระหน้าท่า ค่าเอกสารและค่า D/O ค่าระวางที่เก็บปลายทาง (ถ้ามี) และสำหรับ LCL ก็มีค่า CFS และค่าจัดการ สายเรือหรือฟอร์เวิร์ดเดอร์มักไม่ปล่อย D/O จนกว่าจะชำระตามใบแจ้งหนี้ หรือเว้นแต่มีเครดิตกันอยู่ ภายใต้บางเงื่อนไขการค้า ผู้ขายจ่ายค่าใช้จ่ายบางส่วนไปแล้ว จึงควรตรวจ Incoterm เทียบกับใบแจ้งหนี้ก่อนจ่าย เพื่อไม่ให้จ่ายซ้ำ บทความเรื่องค่าใช้จ่ายปลายทางอธิบายว่าภายใต้เงื่อนไขที่ใช้บ่อย ฝ่ายใดมักรับภาระค่าใช้จ่ายใด

เงื่อนไขอื่นที่อาจมี

• หนังสือมอบอำนาจ หากให้ชิปปิ้งหรือบริษัทรถไปรับ D/O แทน
• เงินมัดจำหรือหนังสือค้ำประกันตู้ ซึ่งบางสายเรือเรียกเพื่อประกันการคืนตู้เปล่า
• เอกสารบริษัทเพื่อยืนยันตัวผู้รับ โดยเฉพาะเมื่อติดต่อกับสายเรือนั้นเป็นครั้งแรก

ทั้งหมดนี้ทำได้ก่อนเรือถึง ผู้นำเข้าที่ทำงานได้มีประสิทธิภาพที่สุดจะส่งเงินและเอกสารทันทีหลังตรวจ Arrival Notice เสร็จ เพื่อให้ D/O พร้อมในวันที่ขนสินค้าลงหรือใกล้วันนั้น

ขั้นตอน D/O ของ FCL กับ LCL ต่างกันอย่างไร

สำหรับ FCL ตัวแทนสายเรือเป็นผู้ออก D/O และเราไปรับทั้งตู้จากลานตู้ ส่วน LCL มีสองชั้น สายเรือออก Master D/O ให้ผู้รวบรวมสินค้า ผู้รวบรวมนำตู้ไปแกะที่คลัง CFS แล้วออก House D/O ให้ผู้รับแต่ละราย

สำหรับสินค้าตู้เต็ม ขั้นตอนค่อนข้างสั้น ตัวแทนสายเรือในไทย หรือฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่เป็นคู่สัญญาบน B/L ออก D/O สำหรับตู้นั้น รถของเราไปรับตู้เต็มจากลานตู้ในท่าเรือ นำมาส่งที่โรงงานหรือคลังเพื่อขนสินค้าลง แล้วนำตู้เปล่าไปคืนที่ลานที่สายเรือกำหนด เวลาฟรีของตู้ ทั้งช่วงที่ตู้อยู่ในท่าและช่วงที่ตู้ออกมาอยู่กับเรา กำหนดโดยสายเรือหรือตามสัญญาของเรา เมื่อหมดเวลาฟรีจะเริ่มมีค่า Demurrage และ Detention บทความเรื่อง Demurrage กับ Detention อธิบายความต่างของสองคำนี้

สำหรับ LCL สินค้าของเราอยู่ในตู้เดียวกับสินค้าของผู้รับรายอื่น จึงไม่มีใครรับไปทั้งตู้ได้ ขั้นตอนจึงยาวกว่า

• สายเรือออก Master D/O ให้ผู้รวบรวมสินค้า (NVOCC หรือฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่เป็นผู้รวมตู้) ตาม Master B/L
• ผู้รวบรวมนำตู้จากท่าเรือไปคลัง CFS และแกะตู้ คัดแยกสินค้าตาม House B/L
• ผู้รวบรวมหรือตัวแทนส่ง Arrival Notice และเมื่อเงื่อนไขการปล่อยของเราครบ ก็ออก House D/O สำหรับหีบห่อของเรา
• เราหรือรถของเราไปรับสินค้าแยกชิ้นที่คลัง CFS โดยแสดง House D/O และผลการตรวจปล่อยของศุลกากร

นี่คือเหตุผลที่ผู้รับสินค้า LCL มักเห็นค่าใช้จ่ายสองชุด ผู้รวบรวมเรียกเก็บค่าท่าและค่าแกะตู้ต่อมา และบวกค่า CFS กับค่า D/O ของตนเอง และเป็นเหตุผลที่การปล่อย LCL อาจใช้เวลานานกว่า FCL เพราะต้องย้ายตู้และแกะตู้ก่อน สินค้าของเราจึงจะพร้อม บทความเรื่อง LCL คืออะไร ขั้นตอนการรวมสินค้า LCL และ CFS กับ CY ในไทย อธิบายฝั่งคลังสินค้าอย่างละเอียด

ข้อควรรู้ในทางปฏิบัติ สำหรับ LCL House D/O จะเร็วได้เท่ากับการปล่อย Master ของผู้รวบรวมเท่านั้น ถ้าผู้รวบรวมยังไม่ได้เคลียร์กับสายเรือ หรือปัญหาของผู้รับรายอื่นทำให้ตู้ติดอยู่ในท่า สินค้าของเราก็ต้องรอด้วย จึงควรถามผู้รวบรวมว่าตู้จะถึงคลัง CFS เมื่อไรและจะแกะตู้วันไหน ไม่ใช่ถามแค่ว่าเรือถึงวันไหน

D/O กับการตรวจปล่อยศุลกากรทำงานคู่กันอย่างไร

D/O คือการปล่อยจากฝั่งสายเรือ ส่วนการตรวจปล่อยศุลกากรคือการปล่อยจากฝั่งรัฐ ท่าเรือหรือคลัง CFS จะให้สินค้าออกเมื่อมีครบทั้งสองอย่าง จึงควรยื่นใบขนสินค้าขาเข้าไปพร้อมกับการจัดการ D/O ไม่ใช่รอทำทีหลัง

ที่ท่าเรือไทย การเอาสินค้าออกต้องผ่านสองด่านที่แยกกัน ด่านของสายเรือคือ D/O ด่านของศุลกากรคือผลของใบขนสินค้าขาเข้า ชิปปิ้งยื่นใบขนผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมศุลกากร มีการประเมินและชำระอากรกับภาษี แล้วใบขนจะได้รับการตรวจปล่อยทันที หรือถูกส่งให้ตรวจเอกสารหรือเปิดตรวจสินค้า บทความเรื่องใบขนสินค้าขาเข้าและระบบ e-Customs ของไทยอธิบายด้านนี้ไว้

สองด่านนี้ใช้ข้อมูลบางส่วนร่วมกัน ใบขนต้องอ้างอิงเลข B/L และต้องตรงกับ Manifest ที่สายเรือยื่นไว้ นี่คือเหตุผลที่การตรวจ Arrival Notice สำคัญ ชื่อผู้รับ จำนวนหีบห่อ หรือน้ำหนักที่ไม่ตรงกับ Manifest อาจทำให้ใบขนติด แม้ D/O จะพร้อมแล้วก็ตาม

ลำดับที่มีประสิทธิภาพคือทำคู่ขนาน

• เมื่อได้ Arrival Notice ให้ส่ง Invoice Packing List สำเนา B/L และใบอนุญาตหรือหนังสือรับรองถิ่นกำเนิด (ถ้ามี) ให้ชิปปิ้งเตรียมใบขน
• พร้อมกันนั้น ทำให้ B/L ปล่อยได้และชำระค่าใช้จ่ายสายเรือ เพื่อให้ออก D/O ได้
• ยื่นใบขนทันทีที่ระบบเปิดให้ยื่น ชำระอากรและภาษี และจัดการการตรวจสินค้าถ้ามี
• จองรถเมื่อมีทั้ง D/O และผลการตรวจปล่อย หรือรู้วันที่แน่นอนว่าจะได้

ถ้ารอ D/O ก่อนแล้วค่อยเริ่มเรื่องศุลกากร หรือทำกลับกัน ก็เท่ากับเพิ่มวันค่าฝากเก็บที่ท่าและเวลาใช้ตู้โดยไม่ได้ประโยชน์อะไร ถ้าด่านใดด่านหนึ่งล่าช้า เช่น ต้นฉบับยังอยู่ระหว่างทาง ให้แจ้งชิปปิ้ง เพื่อไม่ให้จองคิวตรวจหรือจองรถที่ใช้ไม่ได้

อะไรมักทำให้ได้ D/O ช้า

สาเหตุหลักมีไม่กี่อย่าง คือ ยังไม่ได้เวนคืน B/L ต้นฉบับ ค่าใช้จ่ายยังไม่ชำระหรือยังโต้แย้งกันอยู่ ชื่อไม่ตรงกัน ต้นทางยังไม่ส่ง Telex Release และสำหรับ LCL คือผู้รวบรวมสินค้ายังไม่ได้การปล่อยของตัวเอง

เมื่อยังไม่ได้ D/O ให้หาว่าเงื่อนไขข้อไหนขาด แทนที่จะตามแบบกว้าง ๆ สาเหตุที่พบบ่อยคือ

• ต้นฉบับยังอยู่ระหว่างทางหรืออยู่ที่ธนาคาร ภายใต้ L/C ต้นฉบับต้องผ่านธนาคาร และอาจถึงมือเราหลังเรือ โดยเฉพาะเส้นทางเดินเรือระยะสั้นอย่างจีนหรือเอเชียตะวันออกเฉียงใต้มาไทย ถ้าเกิดซ้ำบ่อย ให้คุยกับซัพพลายเออร์เรื่องใช้ Telex Release หรือ Sea Waybill สำหรับชิปเมนต์ต่อไป หากเงื่อนไขการชำระเงินเปิดให้ทำได้ บางสายเรือยอมปล่อยโดยใช้หนังสือค้ำประกันธนาคารแทนต้นฉบับที่ยังไม่มา แต่เป็นการตัดสินใจทางการค้าของสายเรือ มีเอกสารและค่าใช้จ่ายของมันเอง ควรถามก่อนจะพึ่งทางนี้
• ต้นทางยังไม่ส่ง Telex Release ผู้ส่งอาจจ่ายเงินและขอ Telex Release แล้ว แต่สำนักงานต้นทางยังไม่ส่งมา ให้ขอหลักฐานยืนยันการปล่อยจากผู้ส่ง และถามตัวแทนปลายทางว่าเห็นในระบบหรือยัง
• ค่าใช้จ่ายยังโต้แย้งหรือยังไม่จ่าย ถ้าเราโต้แย้งบางรายการในใบแจ้งหนี้ สายเรืออาจระงับ D/O จนกว่าจะจ่าย หลายครั้งการจ่ายไปก่อนพร้อมสงวนสิทธิ์โต้แย้งแล้วแยกเรื่องไปคุยต่อจะเร็วกว่า แต่ให้ตัดสินใจตามดุลยพินิจทางการค้าของเราเอง
• ชื่อหรือข้อมูลไม่ตรง ถ้าผู้รับบน B/L ไม่ใช่บริษัทที่มาติดต่อ สายเรืออาจขอให้แก้ไขหรือขอหนังสือมอบอำนาจเพิ่ม
• ค่าระวางเก็บปลายทางยังไม่จ่าย ถ้า Notice แสดง Freight Collect สายเรือจะไม่ปล่อยจนกว่าจะมีคนจ่าย
• LCL ที่ Master ยังไม่ปล่อย การปล่อยจากสายเรือให้ผู้รวบรวม หรือการแกะตู้ที่คลัง CFS อาจเป็นสิ่งที่ทำให้สินค้าของเราติดอยู่

ทุกวันที่ล่าช้าอาจเพิ่มค่าฝากเก็บที่ท่าและค่าตู้ ถ้ามีแนวโน้มจะช้า ให้แจ้งสายเรือและชิปปิ้งแต่เนิ่น ๆ ถามว่าขยายเวลาฟรีได้หรือไม่ และขอข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร

ได้ D/O แล้วต้องทำอะไรต่อ

นำ D/O และผลการตรวจปล่อยศุลกากรไปแสดงที่ท่าเรือหรือคลัง CFS รับสินค้าออกมา และสำหรับ FCL ให้นำตู้เปล่าไปคืนที่ลานที่กำหนดภายในเวลาฟรี เก็บเอกสารหน้าท่าไว้เป็นหลักฐานว่าสินค้าออกเมื่อไรและคืนตู้เมื่อไร

การรับสินค้าคือจุดที่เอกสารมาเจอกับรถ สำหรับ FCL รถของเราจองคิวรับตู้ถ้าท่าเรือกำหนดให้จอง แสดงเลขอ้างอิง D/O และผลการตรวจปล่อย แล้วรับตู้พร้อมเอกสารรับส่งอุปกรณ์ (EIR) ที่บันทึกสภาพตู้ ถ้ามีความเสียหายหรือปัญหาเรื่องซีลให้บันทึกในเอกสารนั้นก่อนออกจากท่า เมื่อถึงโรงงานหรือคลัง ให้ตรวจเลขซีลเทียบกับ B/L ก่อนเปิดตู้ ขนสินค้าลง และถ่ายภาพสิ่งผิดปกติ จากนั้นนำตู้เปล่าไปคืนที่ลานตามที่ระบุใน D/O หรือคำแนะนำของสายเรือ พร้อมบันทึกสภาพตู้อีกครั้ง

สำหรับ LCL รถของเราแสดง House D/O และผลการตรวจปล่อยที่คลัง CFS แล้วคลังจะปล่อยหีบห่อตาม House B/L นั้น ให้นับจำนวนและตรวจสภาพก่อนเซ็นใบรับสินค้าของคลัง ถ้าขาดหรือเสียหายให้บันทึกไว้ในเอกสาร บทความเรื่องสินค้าเสียหายระหว่างขนส่งและหลักฐานการส่งมอบอธิบายว่าทำไมบันทึกเหล่านี้สำคัญต่อการเคลม

หลังรับสินค้าแล้ว ให้ปิดแฟ้ม กระทบยอดใบแจ้งหนี้สายเรือ ใบขนสินค้า และใบรับสินค้า และยืนยันว่าเงินมัดจำตู้ (ถ้ามี) ได้คืนเมื่อคืนตู้เปล่าในสภาพที่รับได้ ถ้าใช้ฟอร์เวิร์ดเดอร์อย่าง Thai Global Freight (TGF) ก็สามารถประสานเรื่อง D/O การส่งต่องานศุลกากร และการจัดรถให้เป็นลำดับเดียวกันเพื่อให้ทุกด่านพร้อมพอดี ไม่ว่าแบบไหน หลักการเหมือนกัน Arrival Notice เริ่มนับเวลา D/O และการตรวจปล่อยศุลกากรเปิดด่าน และการส่งมอบจะสมบูรณ์จริงเมื่อสินค้าถึงมือเราและตู้กลับคืนแล้ว