SME ควรเลือก Incoterms แบบไหนเมื่อต้องคุมต้นทุนและความเสี่ยงเอง

ผู้นำเข้าและผู้ส่งออกรายใหญ่มักมีแผนกโลจิสติกส์ ทีมการเงินการค้า และปริมาณการขนส่งมากพอที่จะเจรจาเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์กับผู้ขนส่งและบริษัทประกันภัยได้โดยตรง SME มักไม่มีสิ่งเหล่านั้นเลย มีเพียงทีมเล็ก ๆ ที่ทำหลายหน้าที่ มีการขนส่งเพียงไม่กี่ครั้งต่อเดือนแทนที่จะเป็นหลายร้อยครั้ง และมีพื้นที่จำกัดในการรองรับความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง การเลือก Incoterm ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้จึงไม่ได้เป็นเรื่องของการหาเงื่อนไขที่ "ถูกต้อง" ในทางทฤษฎี แต่เป็นเรื่องของการหาเงื่อนไขที่ตรงกับสิ่งที่ธุรกิจสามารถดำเนินการได้ดีจริง

เรื่องนี้สำคัญเพราะ Incoterms ไม่ได้แค่กำหนดต้นทุนและความเสี่ยงเท่านั้น แต่ยังกำหนดหน้าที่ด้วย ทุกเงื่อนไขมอบหมายงานให้ใครสักคนโดยปริยาย ไม่ว่าจะเป็นการจองการขนส่ง การผ่านพิธีการศุลกากร การจัดหาประกันภัย หรือการจัดการเรื่องเรียกร้องหากเกิดปัญหา SME ที่เลือกเงื่อนไขที่ต้องการงานที่ตนไม่มีความพร้อมทำได้อย่างน่าเชื่อถือ จะจบลงด้วยการแบกรับความเสี่ยงในโลกความจริงมากกว่าที่การจัดสรรความเสี่ยงทางกฎหมายของ Incoterm เพียงอย่างเดียวจะบ่งชี้ ไม่ว่าสัญญาจะเขียนไว้อย่างไรก็ตาม

ทำไม "มือน้อยฝ่าย" มักดีกว่า "เหมาะสมทางทฤษฎี" สำหรับทีมเล็ก

หลักการเริ่มต้นที่มีประโยชน์สำหรับ SME คือ ยิ่งมีฝ่ายที่บริหารโลจิสติกส์ของการขนส่งน้อยลงเท่าไร ก็ยิ่งมีจุดที่อาจเกิดปัญหาโดยไม่มีใครสังเกตเห็นจนสายเกินไปน้อยลงเท่านั้น บริษัทขนาดใหญ่สามารถประสานงานกับหลายฝ่ายภายนอกได้ ไม่ว่าจะเป็นฟอร์เวิร์ดเดอร์ของตนเอง ฟอร์เวิร์ดเดอร์ของคู่ค้า ตัวแทนศุลกากรแต่ละฝั่ง บริษัทประกันภัยสินค้าแยกต่างหาก เพราะมีพนักงานที่มีหน้าที่ติดตามทั้งหมดนั้น ทีมเล็กที่ต้องจัดการการขนส่งควบคู่ไปกับงานขาย การผลิต และเรื่องอื่น ๆ ทั้งหมด มักไม่สามารถให้ความใส่ใจในระดับเดียวกันได้

นี่คือเหตุผลที่เงื่อนไขอย่าง FCA และ FOB มักเหมาะกับ SME เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เพราะสร้างจุดส่งมอบที่ชัดเจน หลังจากนั้นฝ่ายหนึ่งจะรับผิดชอบเต็มที่และอีกฝ่ายถอยออกไป มีภาระการประสานงานน้อยกว่าเงื่อนไขที่ให้ทั้งสองฝ่ายแบ่งงานกันในช่วงเดียวกันของการเดินทาง ไม่ใช่ว่า FCA หรือ FOB จะ "ดีกว่า" เงื่อนไขอื่นโดยธรรมชาติ แต่ความเรียบง่ายในการดำเนินงานนั้นตรงกับศักยภาพจริงของทีมเล็กมากกว่าการจัดสรรที่สมดุลกว่าในทางทฤษฎีแต่ซับซ้อนกว่า

ตรรกะเดียวกันนี้สามารถชี้ไปที่ DDP สำหรับผู้ซื้อ SME ได้ ด้วยเหตุผลตรงข้ามกัน คือฝ่ายเดียว (ผู้ขาย) จัดการทุกอย่าง และภาระการประสานงานของผู้ซื้อแทบจะหายไป ข้อแลกเปลี่ยนที่จะกล่าวถึงต่อไป คือสิ่งนี้ใช้ได้ผลก็ต่อเมื่อผู้ขายมีศักยภาพที่เงื่อนไขนั้นสันนิษฐานไว้จริง ๆ เท่านั้น

ทำไม EXW จึงมักดูง่ายกว่าที่เป็นจริง

EXW (Ex Works) บางครั้งดึงดูดผู้ส่งออกรายเล็ก เพราะดูเหมือนเป็นเงื่อนไขที่ปฏิบัติตามได้ง่ายที่สุด คือทำให้สินค้าพร้อมส่งมอบ ณ สถานที่ของผู้ขายเอง แล้วผู้ซื้อรับช่วงต่อจากตรงนั้น สำหรับผู้ขายที่มีประสบการณ์ส่งออกจำกัด อาจรู้สึกว่านี่คือจุดเริ่มต้นที่มีความเสี่ยงต่ำที่สุด

ในทางปฏิบัติ EXW มักผลักภาระไปให้ผู้ซื้อมากกว่าที่ทั้งสองฝ่ายคาดไว้ในตอนแรก ผู้ซื้อกลายเป็นผู้รับผิดชอบพิธีการศุลกากรขาออกในประเทศของผู้ขายเอง ซึ่งเป็นกระบวนการที่ผู้ซื้อซึ่งอยู่ต่างประเทศ โดยทั่วไปมีความพร้อมจัดการได้น้อยกว่าผู้ขายมาก หากผู้ขนส่งที่ผู้ซื้อกำหนดมีปัญหาในการเข้าถึงสถานที่ของผู้ขาย หรือเอกสารขาดตกในขั้นตอนพิธีการขาออก ผู้ขายก็มักถูกดึงกลับเข้าไปในกระบวนการอยู่ดี โดยไม่มีความชัดเจนทางสัญญาที่เงื่อนไขอย่าง FCA จะให้ไว้

สำหรับผู้ส่งออก SME ส่วนใหญ่ FCA บรรลุเป้าหมายพื้นฐานเดียวกัน คือส่งมอบความรับผิดชอบใกล้จุดต้นทาง ในขณะที่ยังคงให้พิธีการขาออกอยู่กับผู้ขาย ซึ่งมีความพร้อมจัดการได้จริง การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยนี้ในจุดที่เงื่อนไขวางพิธีการขาออกไว้ มักป้องกันความล้มเหลวในทางปฏิบัติที่ EXW อาจสร้างขึ้นอย่างเงียบ ๆ ได้

สิ่งที่ DDP เรียกร้องจากผู้ขายรายเล็กจริง ๆ

DDP (Delivered Duty Paid) ผลักเกือบทุกอย่างไปที่ผู้ขาย ทั้งการขนส่ง พิธีการศุลกากรขาออกและขาเข้า อากร และการส่งมอบถึงหน้าประตูผู้ซื้อ สำหรับผู้ซื้อ SME สิ่งนี้น่าดึงดูด คือต้นทุนรวมถึงมือที่คาดการณ์ได้ ประสานงานน้อย และมีฝ่ายเดียวที่ต้องรับผิดชอบหากเกิดปัญหา

สำหรับผู้ขาย SME ที่เสนอ DDP การคำนวณต่างออกไปมาก การส่งมอบภายใต้ DDP ให้สำเร็จ ต้องอาศัยความรู้เชิงปฏิบัติที่แท้จริงเกี่ยวกับพิธีการศุลกากรขาเข้าของประเทศปลายทาง อัตราอากร และข้อกำหนดเฉพาะสินค้าต่าง ๆ ไม่ใช่แค่ความคุ้นเคยทั่วไปกับการส่งออก ผู้ขายที่ไม่มีความสัมพันธ์กับตัวแทนศุลกากรที่จัดตั้งแล้วในปลายทาง หรือไม่มีความรู้ที่ถูกต้องเกี่ยวกับภาระอากรและภาษีที่นั่น อาจพบว่าตนต้องแบกรับต้นทุนที่ไม่คาดคิด ความล่าช้าทางศุลกากร หรือปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ตอนเสนอราคา DDP

รูปแบบความล้มเหลวที่พบบ่อยคือ ผู้ขายเสนอ DDP หลักเพราะผู้ซื้อร้องขอ หรือคู่แข่งเสนอไว้ โดยไม่ได้ยืนยันก่อนว่าตนสามารถดำเนินพิธีการปลายทางได้อย่างน่าเชื่อถือจริง เมื่อช่องว่างด้านศักยภาพนี้มีอยู่ DDP มักก่อให้เกิดความล่าช้าและข้อพิพาทมากกว่าประสบการณ์ที่ราบรื่นตามที่สัญญาไว้ ซึ่งแย่กว่าสำหรับทั้งสองฝ่าย มากกว่าการตกลงเงื่อนไขที่ผู้ขายสามารถส่งมอบได้จริง

CIF และ CIP เหมาะกับ SME ตรงจุดไหน

CIF และ CIP อยู่ตรงกลางที่เหมาะกับผู้ซื้อ SME ได้ดี คือผู้ขายจัดการและจ่ายค่าทั้งการขนส่งหลักและประกันภัย แต่ผู้ซื้อยังคงจัดการพิธีการนำเข้าและการส่งมอบขั้นสุดท้ายในประเทศของตนเอง ซึ่งเป็นพื้นที่ที่ผู้ซื้อมักมีความรู้เฉพาะพื้นที่ดีกว่าผู้ขาย สำหรับผู้ซื้อที่ต้องการลดสิ่งที่ต้องจัดการเองลงหนึ่งอย่าง (ประกันภัย) โดยไม่ต้องรับหน้าที่ปลายทางเต็มรูปแบบของผู้ขายอย่าง DDP นี่มักเป็นจุดกึ่งกลางที่ใช้งานได้

ข้อแลกเปลี่ยนคือการควบคุม ภายใต้ CIF หรือ CIP ผู้ขายเป็นผู้เลือกบริษัทประกันภัยและ ตามข้อกำหนดขั้นต่ำของ Incoterm ระดับความคุ้มครองด้วย ผู้ซื้อได้รับกรมธรรม์ตามที่ผู้ขายจัดหาไว้ แทนที่จะเลือกเอง สำหรับการขนส่งทั่วไปส่วนใหญ่ นี่เป็นค่าเริ่มต้นที่สมเหตุสมผลและมีแรงเสียดทานต่ำ สำหรับสินค้ามูลค่าสูงหรือเปราะบางกว่า ผู้ซื้อ SME อาจต้องการเจรจาระดับความคุ้มครองที่สูงกว่าในสัญญา หรือในบางกรณีอาจต้องการ FOB/FCA โดยเฉพาะ เพื่อจัดหาประกันภัยของตนเองด้วยกรมธรรม์และบริษัทประกันภัยที่ตนไว้วางใจอยู่แล้ว

ในขณะเดียวกัน ผู้ขาย SME ที่พิจารณา CIF หรือ CIP ควรถือว่าการหาผู้ให้บริการประกันภัยสินค้าที่น่าเชื่อถือเป็นงานปฏิบัติการจริง ไม่ใช่เรื่องรอง เพราะกรมธรรม์ราคาถูกหรือไม่เหมาะสมที่เลือกเพียงเพื่อให้ตรงตามขั้นต่ำของ Incoterm อาจก่อให้เกิดข้อพิพาทกับผู้ซื้อในภายหลัง หากการเรียกร้องไม่เป็นไปอย่างราบรื่น

จับคู่เงื่อนไขให้เข้ากับเส้นทางการค้า ไม่ใช่แค่ตัวธุรกิจ

SME รายเดียวกันสามารถใช้ Incoterms ต่างกันได้อย่างสมเหตุสมผลสำหรับเส้นทางการค้าที่ต่างกัน เพราะคำตอบที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับเส้นทางเฉพาะและคู่ค้าเฉพาะบางส่วน ไม่ใช่นโยบายบริษัทแบบตายตัวเดียว ผู้ส่งออกรายเล็กที่ส่งสินค้าไปยังตลาดที่มีพันธมิตรขนส่งที่จัดตั้งแล้วและไว้ใจได้ อาจเสนอ DAP หรือแม้แต่ DDP บนเส้นทางนั้นได้อย่างสบายใจ ในขณะที่ยังคงใช้ FOB หรือ FCA บนเส้นทางใหม่ที่ยังไม่ได้สร้างความรู้เฉพาะพื้นที่แบบเดียวกัน

ธรรมเนียมของอุตสาหกรรมก็สำคัญเช่นกัน เส้นทางการค้าและหมวดสินค้าบางประเภทมีความคาดหวังตามธรรมเนียมที่แข็งแกร่งว่า Incoterm ใดเป็นมาตรฐาน เช่น สินค้าโภคภัณฑ์จำนวนมากมักเอนเอียงไปทาง FOB หรือ CIF หรือความสัมพันธ์การผลิตแบบ B2B บางประเภทที่ใช้ FCA เป็นค่าเริ่มต้น การเบี่ยงเบนจากสิ่งที่เป็นธรรมเนียมไม่ใช่เรื่องผิด แต่ควรทำอย่างจงใจ ไม่ใช่โดยบังเอิญ เพราะคู่ค้าที่คาดหวังเงื่อนไขตามธรรมเนียมอาจโต้แย้งหรือเข้าใจเงื่อนไขที่ไม่คุ้นเคยผิดไป

นิสัยในทางปฏิบัติที่ควรสร้างขึ้นคือ ปฏิบัติต่อการเลือก Incoterm เป็นการตัดสินใจรายความสัมพันธ์และรายเส้นทาง ที่ทบทวนเป็นระยะ แทนที่จะเป็นค่าเริ่มต้นครั้งเดียวที่ตั้งไว้แต่แรกและไม่เคยพิจารณาใหม่ ในขณะที่ธุรกิจ คู่ค้า และศักยภาพด้านโลจิสติกส์ของตนเองเปลี่ยนแปลงไปตามเวลา

ฟอร์เวิร์ดเดอร์ช่วย SME ตัดสินใจเรื่องนี้อย่างไร

SME ไม่จำเป็นต้องตัดสินใจเรื่องนี้ตามลำพัง ฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่ทำงานกับผู้ส่งสินค้ารายเล็กเป็นประจำ สามารถช่วยแปลงการค้าเฉพาะเจาะจง สินค้านี้ เส้นทางนี้ คู่ค้ารายนี้ ให้เป็นคำแนะนำในทางปฏิบัติได้ โดยอาศัยรูปแบบที่พบเห็นจากการขนส่งที่คล้ายกันจำนวนมาก แทนที่ SME จะต้องเรียนรู้บทเรียนเดียวกันด้วยวิธีที่ยากลำบากด้วยตนเอง

การสนับสนุนนั้นมีประโยชน์อย่างยิ่งในด้านการปฏิบัติงาน คือการยืนยันว่าเงื่อนไขหนึ่ง ๆ จะต้องการเอกสารอะไรจริง ๆ การประสานเวลาระหว่างผู้ขนส่งที่ผู้ขายและผู้ซื้อเลือกไว้ และการเตือนเมื่อเงื่อนไขที่ SME กำลังพิจารณาต้องการศักยภาพ เช่น การผ่านพิธีการศุลกากรปลายทาง ที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งอาจไม่มีอยู่ในองค์กร สิ่งเหล่านี้ไม่ได้แทนที่การเจรจาทางการค้าระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายว่าฝ่ายใดแบกรับต้นทุนและความเสี่ยงใด แต่ช่วยลดโอกาสที่ SME จะตกลงเงื่อนไขที่ตนไม่สามารถดำเนินการได้ดีจริง

สำหรับ SME ที่กำลังชั่งน้ำหนักการขนส่งไม่กี่ครั้งแรกบนเส้นทางใหม่ การพูดคุยสั้น ๆ กับฟอร์เวิร์ดเดอร์ก่อนสรุป Incoterm ในสัญญาซื้อขาย โดยทั่วไปมีค่ามากกว่าการค้นคว้าทฤษฎีเพียงอย่างเดียว เพราะฟอร์เวิร์ดเดอร์เห็นว่าแรงเสียดทานในโลกจริงมักเกิดขึ้นตรงไหนสำหรับการขนส่งประเภทเฉพาะนั้น

ตัวอย่าง

ผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์รายเล็กของไทยเริ่มส่งออกไปยังผู้ซื้อรายใหม่ในอเมริกาเหนือ ในการขนส่งครั้งแรก ผู้ซื้อขอเงื่อนไข DDP โดยคาดหวังให้ผู้ขายจัดการทุกอย่างจนถึงการส่งมอบ ผู้ส่งออกซึ่งไม่เคยผ่านพิธีการศุลกากรในอเมริกาเหนือมาก่อนและไม่มีความสัมพันธ์กับตัวแทนศุลกากรที่นั่น ก็ยังตกลงเพื่อให้ได้ออร์เดอร์ และการขนส่งครั้งนั้นก็ล่าช้าที่ศุลกากรปลายทางหลายสัปดาห์ เนื่องจากปัญหาด้านเอกสารที่ผู้ส่งออกไม่รู้วิธีแก้ไขได้อย่างรวดเร็วจากต่างประเทศ

สำหรับการขนส่งครั้งถัดไปกับผู้ซื้อรายเดิม ผู้ส่งออกเสนอ FCA แทน โดยส่งมอบสินค้าให้ผู้ขนส่งที่ผู้ซื้อกำหนด ณ สถานที่ที่ระบุในประเทศไทย ผู้ซื้อซึ่งมีตัวแทนศุลกากรที่จัดตั้งแล้วในปลายทาง จัดการส่วนนั้นของการเดินทางโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่แล้ว ผู้ส่งออกมุ่งเน้นสิ่งที่ตนทำได้ดี คือการผลิตและเตรียมสินค้าสำหรับส่งออก และการขนส่งผ่านพิธีการโดยไม่มีความล่าช้าเหมือนครั้งก่อน ผู้ส่งออกยึด FCA เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับผู้ซื้อรายนั้นต่อไป พร้อมทั้งบันทึกไว้ว่าความสัมพันธ์กับผู้ซื้อรายอื่นที่มีศักยภาพรองรับ DDP ได้มากกว่า อาจยังสมเหตุสมผลภายใต้เงื่อนไขที่ต่างออกไปในอนาคต