นำเข้าสินค้าจากจีนมาไทย

จีนเป็นหนึ่งในคู่ค้ารายใหญ่ที่สุดของไทย และผู้นำเข้าที่รับสินค้าจากซัพพลายเออร์จีนต้องเผชิญกับชุดการตัดสินใจที่เริ่มต้นก่อนที่สินค้าจะเคลื่อนที่ด้วยซ้ำ ตั้งแต่ซัพพลายเออร์พร้อมส่งออกจริงมากน้อยเพียงใด จะตกลง Incoterm แบบใด และในสามโหมดขนส่งที่ใช้ได้จริง คือทางทะเล ทางอากาศ หรือเส้นทางรถไฟ-รถบรรทุกผ่านลาว โหมดใดเหมาะกับคำสั่งซื้อนั้นจริง ๆ การตัดสินใจในช่วงต้นเหล่านี้ให้ถูกต้อง ส่งผลต่อแทบทุกอย่างที่ตามมา ตั้งแต่ต้นทุนไปจนถึงระดับการควบคุมที่ผู้ซื้อมีหากเกิดปัญหาระหว่างทาง

กำลังซื้อจากใครกันแน่: ความพร้อมและศักยภาพส่งออกของซัพพลายเออร์

ไม่ใช่ซัพพลายเออร์จีนทุกรายที่พร้อมส่งออกเท่ากัน โรงงานที่ขายในประเทศเป็นหลักหรือขายผ่านบริษัทเทรดดิ้ง อาจมีประสบการณ์ในการจัดเตรียมเอกสารส่งออก ประสานงานกับฟอร์เวิร์ดเดอร์ หรือบรรจุสินค้าให้ทนต่อการเดินทางระหว่างประเทศน้อยมาก แม้คุณภาพสินค้าจะดีเยี่ยมก็ตาม ในทางกลับกัน บริษัทเทรดดิ้งหรือผู้ผลิตที่เน้นส่งออกมักมีระบบงานส่งออกที่ชัดเจนและมีความสัมพันธ์ประจำกับฟอร์เวิร์ดเดอร์หนึ่งรายหรือมากกว่า

ก่อนสั่งซื้อครั้งแรก ควรถามตรง ๆ ว่าซัพพลายเออร์รายนี้เคยส่งออกมาไทย (หรือเอเชียตะวันออกเฉียงใต้โดยทั่วไป) มาก่อนหรือไม่ ใครเป็นผู้ดูแลเอกสารส่งออกของเขา และมีฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่ทำงานด้วยเป็นประจำหรือไม่ หรือผู้ซื้อจะต้องเป็นผู้แนะนำเอง คำตอบเหล่านี้จะกำหนดว่าผู้ซื้อต้องบริหารจัดการกระบวนการขนส่งเองมากน้อยเพียงใด เทียบกับสิ่งที่ระบบงานเดิมของซัพพลายเออร์รองรับได้อยู่แล้ว

EXW เทียบ FOB: เหตุใดการเลือก Incoterm จึงเปลี่ยนทุกอย่างที่ตามมา

Incoterm ที่ตกลงกันในสัญญาซื้อขายเป็นตัวกำหนดว่าใครเป็นผู้จัดการและออกค่าใช้จ่ายสำหรับทุกขั้นตอนระหว่างโรงงานกับเรือหรือเครื่องบิน ภายใต้ EXW (Ex Works) ผู้ขายมีหน้าที่เพียงเตรียมสินค้าให้พร้อมที่โรงงานของตนเท่านั้น ผู้ซื้อ (หรือฟอร์เวิร์ดเดอร์ของผู้ซื้อ) ต้องรับผิดชอบการขนส่งต้นทาง พิธีการศุลกากรขาออก และการจัดการทั้งหมดที่ท่าเรือหรือสนามบินเอง ภายใต้ FOB (Free on Board) ผู้ขายดูแลทั้งหมดนั้นเอง จนถึงขั้นตอนโหลดสินค้าขึ้นเรือที่ท่าส่งออก ความรับผิดชอบของผู้ซื้อเริ่มต้นเมื่อสินค้าขึ้นเรือแล้วเท่านั้น

ความแตกต่างนี้ไม่ใช่แค่เรื่องเอกสาร ภายใต้ EXW ผู้ซื้อที่ยังไม่มีคนของตัวเองหรือพันธมิตรที่ไว้ใจได้ในจีน ต้องพึ่งพาความร่วมมือของซัพพลายเออร์หรือฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่ว่าจ้างเองเพื่อขนสินค้าจากหน้าประตูโรงงานไปยังท่าเรือทั้งหมด ภายใต้ FOB ห่วงโซ่ทั้งหมดนั้น รวมถึงขั้นตอนสำคัญคือพิธีการศุลกากรขาออกของจีนซึ่งมีเพียงนิติบุคคลในจีนเท่านั้นที่ดำเนินการได้ตามกฎหมาย ยังคงอยู่ที่ผู้ขาย ซึ่งมีความสัมพันธ์และใบอนุญาตที่ทำเรื่องนี้เป็นประจำอยู่แล้ว สำหรับผู้ซื้อมือใหม่ที่ยังไม่มีความสัมพันธ์กับฟอร์เวิร์ดเดอร์ฝั่งจีน FOB (หรือข้อตกลงลักษณะเดียวกันที่ผู้ขายดูแลโลจิสติกส์ต้นทาง) โดยทั่วไปช่วยลดความเสี่ยงด้านการดำเนินงานได้ แม้ว่าราคาสินค้าที่เสนอภายใต้ EXW จะดูต่ำกว่าในตัวเลขตั้งต้นก็ตาม

"Shipping Agent" ของซัพพลายเออร์ ไม่ใช่ตัวแทนของผู้ซื้อโดยอัตโนมัติ

ซัพพลายเออร์จีนหลายราย โดยเฉพาะภายใต้เงื่อนไข EXW มักเสนอ "จัดการเรื่องขนส่งให้" ผ่านฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่ตนทำงานด้วยอยู่แล้ว ฟอร์เวิร์ดเดอร์รายนั้นเป็นผู้ให้บริการจริงที่มีใบอนุญาตถูกต้อง แต่ควรเข้าใจให้ชัดว่าโครงสร้างการทำงานของเขาดูแลผลประโยชน์ของใคร โดยทั่วไปมีความสัมพันธ์ทางการค้ากับซัพพลายเออร์อยู่แล้ว ไม่ใช่กับผู้ซื้อ และแรงจูงใจเริ่มต้นของเขาคือรักษาความสัมพันธ์นั้นให้ราบรื่น ไม่จำเป็นต้องต่อรองค่าระวางให้ต่ำที่สุดหรือแจ้งเตือนความเสี่ยงทุกอย่างในนามของผู้ซื้อ

นี่ไม่ได้หมายความว่าควรหลีกเลี่ยงฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่ซัพพลายเออร์แนะนำ สำหรับคำสั่งซื้อครั้งแรกหรือปริมาณน้อยหลายกรณี การใช้ฟอร์เวิร์ดเดอร์รายนั้นก็เป็นเส้นทางที่มีแรงเสียดทานน้อยที่สุดจริง ๆ แต่ผู้ซื้อที่วางแผนนำเข้าซ้ำ ๆ จะได้ประโยชน์จากการสร้างความสัมพันธ์อิสระกับฟอร์เวิร์ดเดอร์ในไทยที่มีเครือข่ายหรือสำนักงานพันธมิตรฝั่งจีนของตัวเอง ซึ่งรายงานต่อผู้ซื้อ เสนอราคาให้ผู้ซื้อโดยตรง และรับผิดชอบต่อผู้ซื้อได้หากเกิดปัญหาที่ต้นทาง เมื่อนำเข้าหลายครั้ง ความสัมพันธ์อิสระแบบนี้มักคุ้มค่าในตัวมันเองทั้งด้านการมองเห็นข้อมูลและอำนาจต่อรอง

การรวมสินค้าที่ต้นทาง: คำสั่งซื้อจากหลายซัพพลายเออร์กลายเป็นสินค้าล็อตเดียวได้อย่างไร

ผู้นำเข้าไทยจำนวนมากสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์จีนมากกว่าหนึ่งรายในคราวเดียวกัน เช่น สินค้าไม่กี่พาเลทจากโรงงานในกว่างโจว และกล่องเล็กจากซัพพลายเออร์ในเซินเจิ้น แทนที่จะส่งแต่ละคำสั่งซื้อแยกกัน คลังสินค้ารวมสินค้าในจีน (Consolidation Warehouse) สามารถรับสินค้าจากซัพพลายเออร์หลายราย เก็บไว้ชั่วคราว แล้วรวมเข้าเป็นตู้ LCL เดียวหรือการจองสินค้าทางอากาศเดียว ช่วยลดจำนวนการขนส่งแยก (และค่าใช้จ่ายคงที่แยกชุด) ที่ผู้ซื้อต้องบริหารจัดการ

การรวมสินค้าจะได้ผลดีที่สุดเมื่อระยะเวลาผลิตของแต่ละซัพพลายเออร์ใกล้เคียงกันพอสมควร สินค้าที่มาถึงคลังเร็วกว่าสินค้าที่เหลือมากเกินไป จะต้องรอ (เกิดค่าจัดเก็บ) หรือไม่ก็ต้องส่งแยกไปเลย ฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่บริหารการรวมสินค้าในนามผู้ซื้อ มักติดตามความพร้อมของแต่ละซัพพลายเออร์ ตัดสินใจว่าเมื่อไหร่สินค้ารวมพร้อมจอง และออกเอกสารขนส่งชุดเดียวสำหรับสินค้ารวมทั้งหมด นี่ก็เป็นอีกจุดที่ฟอร์เวิร์ดเดอร์ฝั่งผู้ซื้อที่เป็นอิสระแสดงคุณค่า เพราะ agent ของซัพพลายเออร์รายหนึ่งแทบไม่มีเหตุผลที่จะประสานงานข้ามสินค้าของคู่แข่ง

สามโหมดขนส่งที่ใช้ได้จริง

เมื่อรายละเอียดสินค้า Incoterm และแนวทางการรวมสินค้าลงตัวแล้ว การตัดสินใจด้านขนส่งจริง ๆ จะเหลือแค่สามกลุ่มที่ใช้ได้จริง แต่ละกลุ่มมีโปรไฟล์ด้านต้นทุนและความเร็วที่ต่างกันจริง ไม่ใช่ว่ากลุ่มหนึ่ง "ดีกว่า" อีกกลุ่มเสมอไป:

• การขนส่งทางทะเล — ตัวเลือกหลักสำหรับสินค้าส่วนใหญ่ ผ่านท่าเรือส่งออกหลักของจีนเข้าสู่ท่าเรือแหลมฉบังหรือท่าเรือกรุงเทพ มีให้เลือกทั้งแบบ FCL และ LCL
• การขนส่งทางอากาศ — ผ่านสนามบินจีนเข้าสู่สุวรรณภูมิหรือดอนเมือง เหมาะกับสินค้าเร่งด่วนหรือมูลค่าสูง
• เส้นทางรถไฟ-รถบรรทุกผ่านลาว — ทางเลือกที่กำลังเติบโตสำหรับสินค้าที่มีต้นทางในจีนตอนใต้ มีโปรไฟล์ด้านระยะเวลาและต้นทุนที่ต่างจากทั้งทางเรือและทางอากาศ

หัวข้อถัดไปจะลงรายละเอียดแต่ละโหมดเพิ่มเติม

การขนส่งทางทะเลโดยละเอียด

การขนส่งทางทะเลผ่านท่าเรือส่งออกหลักของจีน เช่น เซี่ยงไฮ้ เซินเจิ้น (เหยียนเถียน) หนิงโป-โจวซาน ชิงเต่า หรือกว่างโจว (หนานซา) เข้าสู่ท่าเรือแหลมฉบังหรือท่าเรือกรุงเทพ FCL (เหมาตู้) เหมาะสมเมื่อปริมาณคำสั่งซื้อเติมสัดส่วนที่มีนัยสำคัญของตู้ได้สม่ำเสมอ สินค้าเดินทางแบบผนึกตู้ตั้งแต่จุดโหลดจนถึงแกะตู้ ไม่มีการรวมหรือความเสี่ยงจากสินค้าของผู้ส่งรายอื่น LCL (ไม่เต็มตู้) เหมาะกับคำสั่งซื้อขนาดเล็กหรือคำสั่งซื้อทดลอง สินค้าใช้พื้นที่ตู้ร่วมกับสินค้าของผู้ส่งรายอื่น ถูกรวมและแยกที่สถานีบรรจุตู้สินค้าทั้งสองฝั่ง และคิดราคาบนพื้นฐาน revenue ton ที่เทียบ CBM กับน้ำหนักเป็นตัน แทนที่จะคิดทั้งตู้

การขนส่งทางทะเลโดยทั่วไปคุ้มค่าที่สุดต่อหน่วยสินค้า ซึ่งเป็นเหตุผลที่เป็นตัวเลือกหลักสำหรับวัตถุดิบการผลิต เครื่องจักร สิ่งทอ และสินค้าอุปโภคบริโภคทั่วไปที่ไม่เร่งด่วน จุดแลกเปลี่ยนคือระยะเวลาขนส่งที่นานกว่าและความยืดหยุ่นน้อยกว่าเมื่อเรือออกเดินทางแล้ว การพลาดรอบจองหรือสินค้าล่าช้าที่ต้นทางมักหมายถึงต้องรอรอบเรือถัดไป ไม่ใช่แค่จองใหม่ในวันถัดไปแบบที่ Air Freight ทำได้

การขนส่งทางอากาศโดยละเอียด

การขนส่งทางอากาศผ่านสนามบินจีน เช่น เซี่ยงไฮ้ผู่ตง กว่างโจวไป่หวิน หรือเซินเจิ้นเป่าอัน เข้าสู่สุวรรณภูมิหรือดอนเมือง คิดราคาตาม chargeable weight ซึ่งเป็นค่าที่มากกว่าระหว่างน้ำหนักจริงกับน้ำหนักตามปริมาตร แทนที่จะคิดตามตู้หรือ CBM และโดยทั่วไปมีต้นทุนต่อกิโลกรัมสูงกว่าทางเรืออย่างมีนัยสำคัญ แลกกับตารางที่เร็วกว่าและถี่กว่ามาก

สำหรับสินค้าจีน-ไทยโดยเฉพาะ Air Freight มักถูกใช้กับชิ้นส่วนอะไหล่ที่เร่งด่วน สินค้าตัวอย่างหรือล็อตก่อนผลิตจริงที่ผู้ซื้อต้องการในมือก่อนสั่งเต็มล็อต อิเล็กทรอนิกส์หรือชิ้นส่วนมูลค่าสูง และการเติมสต๊อกฉุกเฉินเมื่อสินค้าทางเรือล่าช้าหรือสินค้าขายหมดเร็วกว่าที่คาด แทบไม่สมเหตุสมผลที่จะใช้เป็นโหมดหลักสำหรับสินค้าปริมาณมากมูลค่าต่ำ ซึ่งส่วนต่างต้นทุนเมื่อเทียบกับทางเรือไม่คุ้มกับมูลค่าหรือความเร่งด่วนของสินค้า

เส้นทางถนนผ่านลาว

เส้นทางรถไฟ-รถบรรทุกที่เชื่อมจีนตอนใต้ผ่านลาวเข้าสู่ภาคเหนือของไทยเป็นทางเลือกที่สามที่ใช้งานได้จริง ไม่ใช่แค่ทางเลือกรองของทางเรือและทางอากาศ สินค้าเดินทางทางบกจากต้นทางในจีน ข้ามเข้าลาว และเดินทางต่อทางถนนหรือผสมผสานระหว่างรถไฟกับรถบรรทุกไปยังด่านชายแดนภาคเหนือของไทยก่อนเดินทางต่อเข้าในประเทศ โดยข้ามขั้นตอนการขนถ่ายที่การขนส่งทางทะเลต้องมีระหว่างเรือ ท่าเรือ และรถบรรทุก

เส้นทางนี้มักเหมาะกับสินค้าที่มีต้นทางใกล้จีนตอนใต้มากกว่าท่าเรือชายฝั่งหลัก สินค้าที่ต้องการความเร่งด่วนอยู่ระหว่างทางเรือกับทางอากาศแต่ไม่คุ้มกับต้นทุนทางอากาศเต็มรูปแบบ และผู้ส่งสินค้าที่พร้อมรับมือกับพิธีการศุลกากรข้ามพรมแดนเพิ่มเติมที่เส้นทางบกผ่านประเทศที่สามต้องมี เส้นทางนี้ยังไม่ใช่ตัวเลือกหลักสำหรับผู้นำเข้าไทยส่วนใหญ่ แต่เป็นทางเลือกที่ใช้งานได้จริงมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งควรพิจารณาเป็นรายคำสั่งซื้อ แทนที่จะตัดทิ้งไปเลย โดยเฉพาะสินค้าที่มีต้นทางในจีนตอนใต้

เอกสารที่เดินทางไปกับสินค้า

ไม่ว่าจะใช้โหมดใด สินค้าจากจีนมาไทยล้วนต้องมีชุดเอกสารหลักร่วมกัน คือ ใบกำกับสินค้า (Commercial Invoice) ที่ระบุรายละเอียดสินค้า มูลค่า และเงื่อนไขการซื้อขาย บัญชีรายการบรรจุหีบห่อ (Packing List) แสดงลักษณะการบรรจุสินค้า และ Bill of Lading (ทางเรือ) หรือ Air Waybill (ทางอากาศ) เป็นเอกสารขนส่ง สำหรับสินค้าที่เดินทางผ่านเส้นทางลาว ต้องมีเอกสารขนส่งทางถนนที่เทียบเท่าและเอกสารศุลกากรข้ามพรมแดนเพิ่มเติมที่ด่านลาว-ไทย นอกเหนือจากเอกสารการค้ามาตรฐาน

กรณีที่ผู้ซื้อต้องการขอใช้สิทธิพิเศษทางภาษีและสินค้าเข้าเกณฑ์กฎถิ่นกำเนิดสินค้าภายใต้ ASEAN-China FTA หนังสือรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า Form E จะสนับสนุนการขอใช้สิทธินั้น แต่จำเป็นเฉพาะกรณีนั้นเท่านั้น ไม่ใช่เอกสารที่ทุกการนำเข้าต้องมีเป็นค่าเริ่มต้น การรักษาให้ใบกำกับสินค้าและบัญชีรายการบรรจุหีบห่อตรงกับสินค้าจริงทั้งด้านคำอธิบายและมูลค่า เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงความติดขัดที่ศุลกากรไทย

กระบวนการโดยรวม ตั้งแต่ต้นจนจบ

เมื่อนำทุกส่วนมารวมกัน สินค้าล็อตหนึ่งโดยทั่วไปจะเคลื่อนผ่านขั้นตอนดังนี้ ยืนยันรายละเอียดสินค้า ปริมาณ และ Incoterm กับซัพพลายเออร์ จองระวางกับสายเรือ/สายการบินที่เลือกผ่านฟอร์เวิร์ดเดอร์ จัดเตรียมใบกำกับสินค้า บัญชีรายการบรรจุหีบห่อ และ Bill of Lading หรือ Air Waybill พิธีการศุลกากรขาออกและออกเดินทางจากจุดต้นทางในจีน (ท่าเรือ สนามบิน หรือด่านชายแดนของเส้นทางลาว) ถึงปลายทางที่สอดคล้องกันในไทย ผ่านพิธีการศุลกากรไทย โดยอากรและภาษีมูลค่าเพิ่มประเมินตามพิกัดศุลกากรและมูลค่าที่สำแดง และสุดท้ายคือขนส่งทางบกจากท่าเรือ สนามบิน หรือด่านชายแดนไปยังปลายทางสุดท้ายของสินค้า

ในสินค้าที่บริหารจัดการดี ฟอร์เวิร์ดเดอร์จะประสานงานห่วงโซ่นี้เกือบทั้งหมดโดยตรง แต่ผู้ซื้อได้ประโยชน์จากการเข้าใจคร่าว ๆ ว่าสินค้าของตนอยู่ตรงจุดใดในลำดับนี้ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง ส่วนหนึ่งเพื่อวางแผนสต๊อกและกระแสเงินสดของตัวเอง และอีกส่วนหนึ่งเพราะยิ่งพบปัญหาในห่วงโซ่นี้เร็วเท่าไร ก็ยิ่งแก้ไขได้ถูกและเร็วขึ้นเท่านั้น

พิธีการศุลกากรฝั่งไทย

ไม่ว่าสินค้าจะมาถึงด้วยวิธีใด ต้องผ่านพิธีการศุลกากรไทยก่อนส่งมอบขั้นสุดท้ายเสมอ ศุลกากรจะจัดประเภทสินค้าตามพิกัดศุลกากร (HS Code) ประเมินอากรและภาษีมูลค่าเพิ่มจากมูลค่าศุลกากรที่สำแดง และปล่อยสินค้าเมื่อดำเนินพิธีการและชำระอากรที่เกี่ยวข้องแล้ว ตัวแทนออกของที่มีใบอนุญาต ซึ่งมักจัดหาผ่านฟอร์เวิร์ดเดอร์ จะดำเนินการยื่นใบขนสินค้าขาเข้าอย่างเป็นทางการในนามผู้นำเข้า

ความถูกต้องของใบกำกับสินค้าและความถูกต้องของการจัดพิกัดศุลกากร คือสองปัจจัยหลักที่ผู้นำเข้าควบคุมได้จริงในขั้นตอนนี้ คำอธิบายหรือมูลค่าที่ไม่ตรงกับสินค้าจริง หรือพิกัดศุลกากรที่ไม่สอดคล้องกับสินค้าอย่างชัดเจน เป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่งที่ทำให้สินค้าถูกกักไว้เพื่อตรวจสอบหรือสอบถามเพิ่มเติม ไม่ว่าจะขนส่งมาด้วยโหมดใดก็ตาม

สิ่งที่ควรตกลงให้ชัดก่อนนำเข้าครั้งแรก

• ตกลง Incoterm แบบใด และหมายความว่าใครเป็นผู้จัดการขนส่งต้นทาง พิธีการศุลกากรขาออก และการจัดการที่ท่าเรือ/สนามบิน
• จะใช้ shipping agent ของซัพพลายเออร์ หรือฟอร์เวิร์ดเดอร์อิสระในไทยที่มีเครือข่ายฝั่งจีนของตัวเอง
• คำสั่งซื้อนี้ใหญ่พอสำหรับ FCL เล็กพอสำหรับ LCL หรือควรรวมกับคำสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์รายอื่นก่อน
• ในสามโหมดหลัก คือทางเรือ ทางอากาศ หรือเส้นทางผ่านลาว โหมดใดเหมาะกับปริมาณ มูลค่า และความเร่งด่วนของสินค้าล็อตนี้จริง ๆ
• Form E หรือเอกสารสิทธิพิเศษทางภาษีอื่นเกี่ยวข้องกับสินค้าและการนำเข้าครั้งนี้หรือไม่
• ใครในฝั่งไทยเป็นผู้รับสินค้า ดูแลพิธีการศุลกากร และจัดการขนส่งทางบกไปยังปลายทางสุดท้าย

จุดที่มักเกิดปัญหาบ่อย

ปัญหาการนำเข้าครั้งแรกส่วนใหญ่มักย้อนกลับไปที่สาเหตุซ้ำ ๆ ไม่กี่อย่าง คือ ตกลงใช้ EXW โดยไม่มีใครที่ไว้ใจได้จัดการโลจิสติกส์ต้นทาง ปล่อยให้ใบกำกับสินค้าหรือบัญชีรายการบรรจุหีบห่อไม่ตรงกับสินค้าจริง จองเรือโดยไม่เผื่อเวลาช่วงตรุษจีนหรือช่วงพีคอื่น ๆ เข้าใจว่า Form E ใช้ได้อัตโนมัติโดยไม่ตรวจสอบว่าสินค้าเข้าเกณฑ์ถิ่นกำเนิดจริงหรือไม่ และเลือกใช้โหมดเดิมที่เคยใช้ครั้งก่อนโดยไม่ตรวจสอบซ้ำว่ายังเหมาะกับปริมาณและความเร่งด่วนของคำสั่งซื้อปัจจุบันหรือไม่

ปัญหาส่วนใหญ่เหล่านี้ป้องกันได้ด้วยการพูดคุยวางแผนสั้น ๆ ก่อนจอง ไม่ใช่เรื่องที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญพิเศษถึงจะจับได้ ซึ่งเป็นเหตุผลที่รายการ "สิ่งที่ควรตกลงให้ชัด" ข้างต้นควรทำอย่างตั้งใจ แทนที่จะข้ามไปเพราะซัพพลายเออร์ดูเหมือนจะตรงไปตรงมา

ตัวอย่างสถานการณ์

ตัวอย่างสมมติ ผู้จัดจำหน่ายอิเล็กทรอนิกส์ในไทยที่สั่งชิ้นส่วนจากซัพพลายเออร์ในเซินเจิ้นภายใต้เงื่อนไข FOB อาจใช้การขนส่งทางทะเลแบบ LCL สำหรับคำสั่งซื้อเติมสต๊อกตามปกติผ่านฟอร์เวิร์ดเดอร์ของตัวเองในไทย และเปลี่ยนมาใช้การขนส่งทางอากาศผ่านสุวรรณภูมิเป็นครั้งคราวสำหรับคำสั่งซื้อชิ้นส่วนล็อตเล็กที่เร่งด่วน เมื่อกำหนดเวลาของลูกค้าไม่เพียงพอสำหรับระยะเวลาขนส่งทางเรือ

อีกตัวอย่างหนึ่ง ผู้นำเข้าครั้งแรกตกลงเงื่อนไข EXW กับโรงงานใกล้กว่างโจว เพราะราคาสินค้าที่เสนอดูน่าสนใจ แล้วพบภายหลังจากยืนยันคำสั่งซื้อแล้วว่าตนเองไม่มีฟอร์เวิร์ดเดอร์ที่ตั้งอยู่หน้างานเพื่อไปรับสินค้า ผ่านพิธีการศุลกากรขาออกของจีน หรือจัดการรวมสินค้ากับคำสั่งซื้อเล็กอีกรายการจากซัพพลายเออร์ใกล้เคียง ทำให้สิ่งที่ควรเป็นการนำเข้าตามปกติกลายเป็นการเร่งหา agent ฝั่งจีนในภายหลัง การตกลง Incoterm และความสัมพันธ์กับฟอร์เวิร์ดเดอร์ให้ชัดเจนก่อนยืนยันคำสั่งซื้อ ช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์แบบนี้ได้โดยตรง

เลือกระหว่างสามโหมดสำหรับคำสั่งซื้อแต่ละครั้ง

เมื่อความพร้อมของซัพพลายเออร์ Incoterm และเอกสารลงตัวแล้ว การตัดสินใจเรื่องโหมดขนส่งขั้นสุดท้ายโดยทั่วไปจะขึ้นอยู่กับการจับคู่ปริมาณ มูลค่า และความเร่งด่วนกับสามกลุ่ม คือ ปริมาณมาก สั่งสม่ำเสมอ ไม่เร่งด่วน ชี้ไปทาง Sea Freight แบบ FCL คำสั่งซื้อขนาดเล็กหรือทดลอง ชี้ไปทาง Sea Freight แบบ LCL สินค้าเร่งด่วน มูลค่าสูง หรือน้ำหนักเบา ชี้ไปทาง Air Freight และสินค้าที่มีต้นทางในจีนตอนใต้ที่ต้องการความเร่งด่วนปานกลาง เร็วกว่าทางเรือ แต่คำนึงถึงต้นทุนมากกว่าทางอากาศ ควรพิจารณาเทียบกับเส้นทางถนนผ่านลาว แทนที่จะเลือกทางอากาศเป็นค่าเริ่มต้นทันที

กฎเหล่านี้ไม่ใช่กฎตายตัว และวิธีผสมผสาน คือขนส่งสินค้าส่วนใหญ่ทางเรือและส่วนน้อยที่เร่งด่วนทางอากาศ เป็นแนวทางที่พบได้ทั่วไปในทางปฏิบัติ สิ่งสำคัญคือการตัดสินใจเรื่องโหมดขนส่งอย่างตั้งใจสำหรับคำสั่งซื้อแต่ละครั้ง โดยอิงจากลักษณะจริงของคำสั่งซื้อนั้น แทนที่จะใช้โหมดเดิมซ้ำตามความเคยชิน